Conseguir acompanhar quais atividades devem ser executadas, quando elas devem ser executadas e quais os recursos a serem utilizados é essencial para o planejamento de qualquer empresa. Mas isso pode ser guiado por diferentes estratégias, sendo que uma das mais assertivas é a Gestão de Demandas.
Mas o que é Demanda, afinal?
Classicamente, define-se demanda como uma solicitação, manifestação de um desejo ou exigência.
E quando falamos em negócios, essas demandas partem dos clientes, sejam eles internos ou externos, as quais a sua empresa deve atender.
As demandas externas são aquelas que partem de seus clientes e recaem sobre o seu produto ou serviço, ou seja, estão diretamente relacionadas ao mercado e suas necessidades.
Já as demandas internas são aquelas que se referem às necessidades das próprias operações internas, desde os processos burocráticos até os processos produtivos, comerciais e logísticos. Em geral, são resultam ou são influenciadas pelas demandas externas.
Conceituando gestão de demandas
Agora que já sabemos o que é uma demanda, podemos aprofundar no conceito de Gestão de Demandas, que constitui o conjunto de iniciativas e ações para garantir que a organização consiga prever e atender demandas dos clientes permitindo gerenciar recursos e garantir o atendimento de suas demandas.
Assim, a gestão de demandas não apenas é referente a ter conhecimento dos desejos de seus clientes em um determinado momento presente, mas exigirá um planejamento mais detalhado e estratégico.
Quais as principais variáveis em uma Gestão de Demandas?
A principal delas com certeza é: tempo.
Saber quando a demanda por um produto ou serviço é maior por parte do mercado é um ponto que deve receber atenção especial durante a gestão de demandas.
Saber quais os picos e vales ao longo de um determinado período é importante para se planejar:
- alocação/contratação de pessoal
- alocação de recursos financeiros
- compra de matéria-prima
- gestão de estoque
- melhores sistemas de comunicação
Fazer análises históricas relacionando o volume de demandas com os fatores acima são importantes para ter um conhecimento maior também dos gastos e investimentos necessários ao longo deste período para melhor atender seus clientes.
Se não realizadas de forma tempestiva, as demais medidas não trarão os resultados esperados. Ao contrário, em geral, implicarão em desperdício de recursos.
Ainda conectados aos aspectos apresentados sobre a variável tempo, foi apresentado o fator de que os recursos humanos de uma empresa também são fundamentais para atender às demandas do mercado.
Imagine que em um período de pico de demanda, os colaboradores de vendas ainda não estejam capacitados a passar as informações corretas e necessárias para os clientes, ou que os mesmos não tenham a dimensão de capacidade de atendimentos a determinados pedidos.
Pense que os colaboradores do setor de compras ainda não estejam familiarizados com processos de escolha de fornecedores, que muitas vezes podem ser demorados, ou que não consigam acesso a uma determinada matéria-prima no prazo para atender às demandas dos clientes.
Ou ainda que aqueles que fazem parte da linha produtiva não estejam capacitados a operar o maquinário ou não saibam lidar com determinado tipo de material, o que pode gerar uma maior quantidade de erros que possam reduzir consideravelmente o fator qualidade de um produto.
É preciso que as pessoas certas estejam trabalhando nos pontos certos de um processo, quando são necessários. Assim, é importante garantir a capacitação, qualificação e treinamento do pessoal, para que possam atender da melhor forma as demandas internas e externas quando forem acionados.
Para garantir que todos os processos estejam alinhados, as equipes sejam acionadas no momento correto, os fornecedores encontrados estejam alinhados com as suas demandas, que os clientes recebam todas as informações de forma completa, e clara, é importante que se estabeleça um sistema que garanta que dados e informações sejam repassados de forma segura e facilitada.
Para comunicação com clientes, a utilização de sistemas como CRM são bem comuns, assim como ERPs para gestão interna de recursos.
A manutenção de uma comunicação transparente também é importante para negociações nas mais diversas esferas da empresa, desde a compra de insumos, até a negociação salarial.
E todos esses processos impactam em um outro aspecto muito importante para toda empresa: seus recursos financeiros.
Uma das maiores vantagens de se realizar a Gestão de Demandas, é conseguir planejar também os impactos nos recursos financeiros de uma companhia.
Esses recursos são essenciais para garantir que os fatores mencionados anteriormente estejam disponíveis quando necessário.
Quando se tem uma visão mais clara de demandas, é possível visualizar potenciais gastos com compras, mantenimento de estoque, processos logísticos e planejar investimentos em prazos maiores para evitar um alto volume de gastos inesperados.
Quais os benefícios de ser realizar Gestão de Demandas?
Por envolver a empresa de forma completa, a Gestão de Demandas afeta a mesma de diversas formas, sendo algumas de suas vantagens
Melhor gestão de custos
Conforme mencionado na sessão anterior, o controle de custos é facilitado pela Gestão de Demandas, pois facilita se planejar em que momentos será necessário aumentar gastos e investimentos para garantir o atendimento às demandas do mercado.
Melhoria do ROI
Sabendo-se quando e quanto se deve investir, é possível facilitar o cálculo do retorno deste investimento me um determinado período.
Realizar primeiro projetos que sejam considerados estratégicos garantem uma melhor visão da alocação da maior parte dos recursos ao longo do desenvolvimento de um projeto, produto ou serviço.
Assim, garantindo que seja possível visualizar pontos de evolução de qualidade e redução de custos, melhorando as chances de o retorno sobre o investimento ser maior ao final da iniciativa.
Assertividade nas decisões
Tendo mapeados processos, indicadores de performance e custos, é possível analisar tais dados para que a tomada de decisões estratégicas seja feita.
Com a melhoria também na integração entre setores devido à comunicação clara, há a garantia de que dados com maior confiabilidade estão sendo compartilhados entre eles.
Assim, as análises corretas estão sendo feitas o que garante mais bem resultados em decisões em todos os níveis de uma empresa, já que as mesmas são feitas com maior embasamento e clareza.
Foco no que realmente importa
Com dados confiáveis e decisões assertivas, é possível ser realizar uma priorização mais clara não apenas de investimentos, mas também das demandas que devem ser atendidas.
Essa priorização pode ser realizada através dos fatores que melhor atenderem o planejamento da empresa, mas pode ser realizado baseado em resultados anteriores que já foram estudadas, diminuindo riscos que possam derivar de tentativa e erro.
Visão macro do que realmente está sendo realizado
Planejamento envolve conhecer não só o futuro, mas principalmente, o presente.
É importante monitorar os indicadores à medida que os processos e projetos estão em desenvolvimento, assim tendo-se a visão macro do que está acontecendo.
Isso é importante para que a empresa possa se adaptar rapidamente às mudanças, e por isso a Gestão de Demandas não pode ser engessada, mas maleável o suficiente para que mesmo com um controle centralizado de informações seja possível identificar possíveis desvios e riscos e agir sobre eles a tempo.
Agir na hora certa, maximizando o resultado pelo uso adequado dos recursos disponíveis. Isto é o que nos possibilita a Gestão de Demandas.
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