O setor de compras tem um papel fundamental em qualquer empresa, principalmente no momento de conseguir negociações, contratos e conservar a boa relação com os fornecedores. E para manter um controle efetivo do setor é essencial aplicar de forma correta o gerenciamento dos indicadores de desempenho, monitorando e entendendo qualquer tipo de variação.

Qualquer tipo de decisão gerencial pode ser realizada com base em dados reais e confiáveis sobre o andamento do negócio. Isso permite que a área de compras aplique um comando efetivo sobre os seus dados operacionais. 

Com isso, para permanecer com a excelência no andamento do setor é necessário saber:

• quais indicadores de desempenho são ideais para se estar de olho;
• como mensurá-los;
• quais são os mais utilizados pelo departamento.

Continue acompanhando este artigo e conheça mais sobre as métricas de desempenho em suas negociações! 

O que são os indicadores de desempenho?

Também conhecidos por Key Performance Indicators ou KPIs, os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão para o acompanhar o progresso da produção do setor. Auxiliam na definição de uma métrica clara do negócio, conseguindo fornecer insights e uma visão eficiente para o time de gestão.

Os indicadores de desempenho ainda permitem uma análise de valor, como uma comparação que pode ser realizada ao longo do tempo:

• em uma linha de produção, os KPIs podem ser utilizados para medir a quantidade de itens produzidos durante um período, além de oferecer uma comparação de forma geral ou até por máquina;
• no time de manutenção os KPIs podem informar o tempo médio que as máquinas ficam paradas até uma ação corretiva ou o tempo médio entre a ocorrência de algum tipo de falha;
• em páginas na internet, um ótimo exemplo de KPI pode ser a conversão de leads que após entrar no site, navegar e conhecer mais sobre a solução oferecida efetuam a compra do produto.

Os indicadores de desempenho na área de compras

Além da capacidade de oferecer diferentes análises de acordo com o setor abordado, os indicadores de desempenho conseguem demonstrar se a área está cumprindo com as suas metas e objetivos. Na seção de compras estes devem estar atrelados a análises concretas, que tenham impacto direto no resultado da empresa.

Um ótimo exemplo da importância dos KPIs na área de compras é na hora de definir uma meta, como reduzir em 15% os gastos mensais da empresa em um determinado período de tempo. E aqui dois pontos são essenciais:

• auxiliar na definição de metas que possam ser cumpridas, com um embasamento real sobre os dados do setor. Uma redução de 70% tem grandes chances de ser inviável, impactando até a qualidade da produção. Já uma redução de 15% é muito mais palpável, com grandes chances de concretizar-se;
• ajudar na medição do cumprimento do objetivo, entendendo o andamento das decisões e os efeitos em outros KPIs.

Os indicadores de desempenho exigem atenção na sua mensuração, pois não são somente métricas que informam comportamento e tendências da empresa ou dos seus consumidores. Os KPIs permitem aprimorar os processos e a performance do setor, entregando mais eficiência e agilidade nas atividades, além de possibilitar uma gestão mais efetiva.

Quais são os principais indicadores de desempenho para a área de compras?

Partindo da máxima de que não se gerencia o que não se mede, é essencial conhecer melhor essas ferramentas de gestão que oferecem uma visão geral dos processos de compras. 

Estes números se relacionam com os resultados de diferentes pontos como as aquisições, negociações e acompanhamento dos fornecedores. Monitorando questões de qualidade e cumprimento dos prazos estipulados.

O custo por pedido

Este é um ótimo exemplo entre os principais indicadores de desempenho na área de compras, o mesmo demonstra se a empresa está gastando muito em cada um dos seus pedidos. Segue o seguinte pensamento:

• quando se compra em grande volume, fica mais fácil negociar melhores condições de prazos e entregas, mas tem impacto direto em pontos como o estoque e movimentação;
• quando se compra em volumes menores, esse poder de negociação fica impactado.

O indicador de desempenho em questão mostra um cálculo da quantidade de pedidos realizados no mês pelo total gasto. Ao analisar o valor, pode-se tomar medidas mais efetivas, como centralizar os pedidos em um período do mês ou centralizar em um único fornecedor, e até buscar novos fornecedores com melhores preços.

O prazo médio de pagamento

Já este KPI é também utilizado em outros setores além do de compras, como o industrial e o de serviços. É normal comprar e vender a prazo, entendendo a dinâmica entre cada um destes e mantendo a saúde financeira da empresa.

Se o setor de compras faz um pedido para revenda e fecha o pagamento a prazo em 3 vezes, ao vender para seus clientes com o pagamento em até 10 vezes, deve ficar atento a variação no seu faturamento. De modo direto, a empresa irá pagar ao fornecedor antes de receber dos seus clientes. Com isso, efetue o cálculo sobre o valor total de compras em um determinado período.

O lead time

O lead time é um dos indicadores de desempenho usados para medir a eficiência do setor. Ele consegue calcular o tempo médio entre a identificação ou chegada da demanda de um determinado item, até a sua entrada efetiva na empresa. A sua relevância é demonstrada por algumas análises, como:

• é capaz de movimentar todo o setor de compras;
• monitora a eficácia e o atendimento às demandas do setor;
• pode ser interligado com outros indicadores da produção e até do estoque.

Um ótimo exemplo da sua importância é em uma linha de produção, esta deve ter o lead time curto para repor a matéria prima sem que ocorra qualquer tipo de parada na produção.

A performance dos fornecedores

Este indicador de desempenho reflete o relacionamento e a capacidade de negociação com os fornecedores, como se a empresa abrisse uma concorrência para oferecer as melhores condições. Com isso, se analisa detalhes, como:

• a capacidade de entrega;
• os níveis de qualidade;
• o potencial do fornecedor.

A performance dos fornecedores ainda permite um monitoramento efetivo dos contratos com avaliações periódicas. Isso ocorre através de critérios definidos para a medição de prazos, preços, qualidade de atendimento e entrega. Os fornecedores são avaliados e, caso ocorra qualquer perda de ponto em algum desses critérios, pode-se aplicar ações em conjunto para a melhora ou busca de outras alternativas para a empresa.

Saiba mais!

Os indicadores de desempenho são uma ótima forma de monitoramento, inclusive permitindo uma integração com sistemas de gestão, potencializando a tomada de decisão. 

Com isso, as metas e objetivos da empresa podem ser acompanhados em tempo real ao fornecer uma visão geral e confiável do andamento da área de compras. Podem, até mesmo, ir se preparando e promovendo a evolução do setor para um melhor resultado do negócio.

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A negociação é uma arte que está presente em diversas partes do dia a dia — desde da decisão sobre qual vai ser o cardápio do almoço até sobre, qual a melhor forma de pagamento para uma compra. As técnicas de negociação em compras demonstram que mesmo no meio empresarial, consegue-se otimizar ainda mais a utilização dos recursos, prazos e investimentos.

Existem algumas aplicações práticas das técnicas de negociação em compras que potencializam o seu uso, permitindo que o time de gestores e colaboradores do setor adotem estes métodos. Assim, consegue-se desenvolver uma estratégia para atingir os melhores resultados, desenvolvendo esta competência.

Quer saber mais sobre as técnicas de negociação em compras e como utilizá-las com sucesso no seu negócio? Continue acompanhando o artigo e descubra!

O que é uma negociação?

Saber negociar consiste na habilidade de firmar acordos, trocas ou parcerias entre pessoas, ou empresas com diferentes interesses e necessidades. Com isso, todos saem satisfeitos e com os seus objetivos atingidos para continuar qualquer tipo de tarefa ou ação.

A negociação também é fundamental para o desenvolvimento e evolução de uma organização, principalmente para definir as estratégias para a empresa. Quando a área de compras aplica as técnicas de negociação de forma satisfatória, obtém melhores contratos e parcerias com negócios.

As técnicas de negociação em compras envolvem, primeiramente, um planejamento prévio com busca de informações sobre aquele cenário, contrato ou produto que está sendo negociado. Depois, deve-se saber até onde se pode chegar, com uma noção clara dos impactos para o negócio e para o que se pretende com a outra parte negociadora.

Negociar é importante

Aplicar as técnicas de negociação em compras permite uma redução clara nos custos dos processos da empresa, além de melhores condições de compra e prazos. Outro ponto importante é a facilidade para vender o produto final com maior lucro, já que propicia margens de alocação e investimentos.

As principais técnicas de negociação em compras e como aplicá-las

Existem algumas técnicas de negociação em compras que permitem um êxito ao lidar com fornecedores ou outras partes envolvidas, sem que a sensação seja de injustiça. É importante para uma melhor relação com o público externo que a negociação seja realizada sempre de forma saudável, sem prejudicar o outro lado.

Utilize de gatilhos mentais

Essa é a primeira dica para aplicar com sucesso algumas técnicas de negociação em compras, consiste em métodos de comunicação e persuasão. Tem como objetivo atingir aspectos instintivos, emocionais ou sociais que toda pessoa tem, induzindo o outro lado envolvido a fazer o que você deseja.

Um ótimo exemplo é o gatilho da reciprocidade, que consiste no impulso de retribuir algo de bom que lhe foi dado. Assim, é importante oferecer algum tipo de vantagem, para que a outra parte se sinta obrigada a fazer o mesmo por você na negociação.

A técnica dos 10%

Esta técnica vem da prática de definir um limite máximo no orçamento e, posteriormente, reduzi-lo em 10%. Um ótimo exemplo é o valor máximo para o pagamento de um insumo sendo R$1.000,00 — a sua primeira oferta ao fornecedor será de R$900,00 ou 10% abaixo do valor total que você pode pagar.

A técnica do espelho

A técnica do espelho é mais uma que aposta no comportamento para influenciar o outro lado, controlando a sua postura corporal e realizando alguns gestos para passar uma imagem melhor. Isso irá transmitir mais confiança ao fornecedor, fazendo com que este fique mais aberto a negociações e ofertas que atendam a ambos os lados.

E uma ótima dica é imitar alguns gestores deste fornecedor, tomando todo o cuidado para não copiar todos os seus trejeitos, a fim de passar um aspecto de falsidade. Se trata de entender o comportamento e a movimentação do outro lado e apostar em situações específicas que garantam o sucesso da negociação.

Saiba mais!

Com a adoção dessas técnicas de negociação em compras, sua empresa contará com soluções estratégicas em relação aos fornecedores, conseguindo os melhores preços e contratos. É importante saber se comunicar bem e apresentar argumentos com fundamento para garantir uma excelente negociação. Quer saber mais dicas sobre como conseguir os melhores resultados no setor de compras? Siga a Poleflex no Facebook, Instagram e LinkedIn!

A filosofia Just in Time é mais uma das formas de otimizar os setores de um modo geral em busca de mais produtividade e eficiência em qualquer decisão de gastos. A tradução para o português auxilia bastante no entendimento do seu significado, sendo realizada como “na hora certa” ou no “momento certo”. 

Adotar esse tipo de metodologia tem um grande impacto, principalmente no setor produtivo — tanto no estoque como na cadeia de compras de suprimentos para o negócio. 

Assim, um gestor pode saber de forma estratégica a real necessidade e permite uma visão mais ampla do fluxo de valor da empresa para atender as demandas dos clientes de forma mais assertiva. 

Quer conhecer um pouco mais sobre o Just in Time, a sua aplicação no setor de compras e como essa metodologia pode impactar na melhora da sua produtividade? Continue acompanhando a nossa publicação e descubra! 

A filosofia Just in Time

O conceito por trás da filosofia do Just in Time significa manter os produtos de acordo com o tempo certo — nenhum produto deve ser fabricado, transportado ou comprado sem que haja uma real necessidade para tal. 

Assim, permite-se que tudo ocorra no tempo correto que foi planejado de acordo com a estratégia do negócio. 

A tradução literal do termo Just in Time também diz muito sobre o seu significado, sendo a expressão em português como “no tempo certo”. Com isso, a produção passa a trabalhar de acordo com uma demanda específica, buscando minimizar qualquer tipo de atraso ou desperdício dentro do negócio. 

Esse método ainda se aproxima bastante dos conceitos propostos pela filosofia Lean Manufacturing e o Sistema Toyota de Produção.

A sua origem inclusive vem do Japão, em conjunto com o desenvolvimento dessas filosofias que buscam a melhoria contínua, otimização do uso de recursos e a eliminação de desperdícios em diferentes etapas da produção. 

Assim, o Just in Case se transformou numa metodologia para realizar uma gestão eficiente da produção, indo em pontos como o setor de compras, garantia de qualidade e até otimização do espaço físico. O esforço de trabalho e a gestão de recursos humanos também são pontos importantes na hora de entender a melhora na eficiência do negócio. 

A diferença do Just in Time para o Just in Case

Ao inverter a produção a partir da demanda, permite que o negócio fabrique somente o necessário no tempo necessário. E um ponto importante do Just in Time é a sua diferença em relação ao Just in Case, outra forma de visualizar a linha de produção e a demanda da empresa. 

Os dois podem ser considerados como opostos, com o Just in Case partindo da premissa de que é importante ter um estoque e uma sobra de diversos materiais para não ocorrer nenhuma falta de produto.

 Isso pode inclusive impactar diretamente na gestão e controle do negócio, que passam a não ter dados corretos sobre o atual estado da produção. 

A importância do Just in Time para o equilíbrio da demanda

Um exemplo da importância do Just in Time pode ser entendido a partir de um negócio que não faz uma gestão clara da sua produção, estoque e setor de compras. 

Como até o momento as coisas foram dando certo e o negócio mostrou bons indicadores de crescimento, não se via a necessidade de saber o que estava sendo produzido e consumido, com qual finalidade e em qual quantidade. 

Conforme o mercado foi se tornando mais acirrado a partir de uma maior concorrência para os produtos, a empresa começou a perceber uma mudança nos números do negócio. 

Isso fez crescer uma demanda interna por mais eficiência na gestão, assim como uma melhor visão da produção, com dados corretos que permitissem uma tomada de decisão estratégica. 

A empresa percebeu que não tinha um controle eficiente sobre o estoque e o setor de compras e não sabia ao certo a quantidade de insumos que tinha sob a sua responsabilidade. 

Comprava sem demanda, o que levou a um grande desperdício de espaço físico e de produtos que perderam a validade ou a época correta de utilização. 

Assim, ficou claro a necessidade de um equilíbrio da demanda do negócio e um controle eficiente do setor de compras integrado ao estoque do negócio.

O corpo gerencial agora tinha uma visão do tempo certo para produção, da quantidade ideal de insumos e matéria prima, além do melhor local para produção e armazenamento. 

A empresa mais eficiente e mais produtiva

Continuando o nosso exemplo, a empresa passou a controlar mais os seus processos e a necessidade de cada insumo utilizado na linha de produção. Partiu-se também para um entendimento melhor dos seus clientes, além da demanda de cada um deles e o compromisso com a qualidade do produto final.

O Lean Manufacturing passou a ser utilizado em conjunto, mudando a cultura organizacional e permitindo que outros gargalos e fontes de desperdícios fossem identificados e corrigidos.

 O setor de compras ficou muito mais eficiente, inclusive precisando de um espaço físico menor e trabalhando com índices de produtividade ainda maiores do que o esperado. 

A importância do equilíbrio da demanda de compras e do armazenamento de materiais também foi mais um dos pontos abordados, permitindo que a empresa evitasse ao máximo o backorder. Esse problema também é conhecido como pedido atrasado e reflete a demora da linha de produção em entregar o pedido do cliente, causando insatisfação e atrasos. 

A empresa mais competitiva e com um bom ritmo de produção

A empresa passa a se tornar mais competitiva, com um ambiente de produção melhor organizado e entendendo as necessidades do mercado e dos consumidores. O controle de estoque tem como foco principal a eliminação de qualquer tipo de desperdício, entregando mais velocidade para a produção e qualidade ao produto final. 

A produção pode manter um ritmo contínuo, sendo mais eficiente até ao evitar que apareçam falhas ou quebras acidentais das máquinas e equipamentos, contribuindo pra a redução de manutenção. 

Uma metodologia voltada para a melhoria contínua permite esse tipo de evolução, entregando mais independência entre as áreas e fazendo com que os indicadores de produtividade sejam os melhores possíveis. 

O Just in Time na cultura organizacional

O colaborador também se sente mais engajado ao entender os impactos positivos das suas ações voltadas para a filosofia Just in Time. O tempo correto de execução das atividades e tarefas passa a ser um indicador de desempenho, dominando os processos do negócio e otimizando a gestão como um todo. 

A qualificação também passa a ser um dos pontos de atenção, indo além da qualidade do produto em si. As tarefas são executadas com mais atenção, se preocupando com o impacto positivo de cada uma. Ao evitar defeitos e retrabalhos, impacta diretamente na execução do cronograma de produção e no bom andamento da filosofia Just in Time.

Saiba mais! 

A filosofia do Just in Time é uma ótima forma de entregar mais produtividade para o negócio, permitindo que os produtos sejam fabricados de acordo com a demanda e necessidade do cliente. 

Com isso, a eliminação de desperdícios passa a ser um dos objetivos do negócio e garante uma empresa muito mais centrada na eficiência e na otimização da utilização dos insumos e matéria prima. 

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O ato de negociar com fornecedores que atendem ao seu negócio é uma das etapas mais importantes na hora de manter a qualidade dos produtos e garantir a confiança da sua produção.

Este tipo de preocupação vai além do ramo de atuação da empresa, fazendo parte da estratégia de otimizar a utilização dos recursos e garantir um bom cenário de evolução. 

A relação com os fornecedores é uma atividade que exige atenção, principalmente em questões como as boas práticas neste relacionamento e as melhores abordagens para avaliação e, consequentemente, uma negociação justa.

 A habilidade para conduzir esse processo pode sim ser aprimorada, entendendo os diferentes cenários e garantindo o bom acordo ou contrato para ambos os lados. 

Quer saber mais sobre como negociar com fornecedores e obter sucesso nessa tarefa? Continue acompanhando a nossa publicação e saiba mais! 

A importância de se negociar com fornecedores

Contar com fornecedores de confiança é essencial para qualquer negócio uma vez que, além de se vender bem, é importante dominar o processo de compra para o crescimento da empresa ser correspondente a expectativa. 

Estes pontos promovem um ambiente saudável dentro da empresa, principalmente ao garantir que os estoques estarão em níveis saudáveis e a produção terá os insumos necessários, já que o processo de compra foi executado com excelência.

Assim, uma boa relação com os fornecedores vai de encontro às melhores práticas de gestão empresarial e permite que o negócio esteja bem atendido de acordo com as suas demandas. 

Entender a realidade dos fornecedores, discutir valores e prazos e alinhar os pontos importantes do contrato são alguns dos pontos essenciais para garantir esta boa relação. E para ter esse ambiente de cooperação e evolução em conjunto dos negócios é importante entender as boas práticas para negociar com fornecedores.

Aprenda as melhores práticas para negociar com fornecedores

Para negociar com fornecedores, deve-se entender a realidade do negócio e manter uma visão das estratégias definidas para o cumprimento dos prazos e dos indicadores de produção. 

As etapas de negociação são a de exploração, negociação e manutenção dos melhores parceiros para a empresa. 

• Na exploração, são realizadas pesquisas de mercado, cotações e um planejamento financeiro; 
• Na negociação são realizadas as tratativas para a diminuição do preço e acerto das melhores condições para o fechamento do contrato; 
• Na manutenção, é primordial ter uma boa relação com o parceiro e garantir a qualidade no cumprimento dos contratos. 

É importante definir objetivos, prazos e outros pontos do contrato previamente

A máxima de que o combinado não sai caro é totalmente real quando o assunto é manter uma boa relação e saber negociar. 

Antes mesmo de iniciar a negociação em si, é importante ter um bom planejamento e uma programação prévia do atendimento às demandas da empresa, entendendo possíveis variações, flutuações do mercado e obstáculos que podem surgir. 

O ato de negociar com fornecedores deve ser realizado com antecedência

Seguindo a linha do planejamento, é importante negociar com fornecedores com uma certa antecedência para garantir tanto melhores preços quanto permitir que o parceiro se prepare para atender às suas demandas. Adiante algumas informações e conversas, permitindo uma comunicação aberta com os fornecedores. 

A negociação não é um confronto

Muitas empresas podem visualizar uma negociação como um confronto, uma disputa para sair ganhando mais e sempre ter o menor preço independente do fornecedor.

Esse tipo de atitude não permite que se tenha um ambiente saudável para negociar  —  deve-se tratar este momento como uma parceria e não um confronto, a fim de garantir um bom relacionamento com seu futuro parceiro de negócio

Soluções que sejam saudáveis aos dois lados e preços que atendam as demandas do negócio e permitam que o fornecedor tenha o seu panorama de crescimento financeiro são ideais. 

Tenha sempre alternativas para negociar com fornecedores

A negociação com o fornecedor vai ter uma melhor finalização se o próprio negócio tiver alternativas para os diferentes cenários e diferentes condições impostas pelo parceiro.

Condições de prazo, preços, variações no produto e até mesmo outros fornecedores devem ser levados em consideração para garantir um fornecimento constante e ideal de acordo com as necessidades da empresa. 

Saiba mais! 

Saber negociar com fornecedores é uma ótima forma de garantir os melhores preços e prazos, além de manter um ambiente de parceria e de produtos com a qualidade ideal. 

Assim, as boas práticas de relacionamento e uma boa abordagem permite que se tenham ótimos termos de contrato, melhorando a produtividade de todo o processo. 

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