Como fazer avaliação de desempenho de fornecedores: veja 5 indicadores

Para oferecer sempre as melhores entregas para os seus clientes,  a empresa deve se esforçar bastante para evoluir sempre seus processos. Mas um fator de vital importância para que essas garantias sejam possíveis, é que se deve começar pensando em cada um dos pontos de contato, considerando as entradas e saídas. 

E, em cada um desses pontos, deve-se escolher os fornecedores que melhor atendam às suas necessidades.

Essas escolhas não devem ser subjetivas, mas sim baseadas em fatores objetivos, em estudos realizados de acordo com dados estruturados para a avaliação do desempenho e da adequação de seus fornecedores a cada uma de suas demandas.

Quando se deve realizar a avaliação de desempenho de fornecedores?

De um modo simples, a avaliação de desempenho de fornecedores deve ser contínua, ou seja, realizada em todo o ciclo de vida de seu relacionamento com a empresa, desde a sua seleção até o termo final do contrato.

Realizar periodicamente essa avaliação, em diferentes fases, ajuda a garantir a manutenção do padrão de atendimento dos fornecedores, de forma a maximizar a qualidade das entregas de ponta a ponta em seus processos, além de facilitar o processo de escolha de empresas fornecedoras para novas contratações.

Quem deve ser responsável pela avaliação de desempenho de fornecedores?

Como falamos anteriormente, a avaliação de fornecedores deve ser realizada durante todo o ciclo de vida de um fornecedor, desde a prospecção até o phase out.

Assim, é preciso que sejam sempre monitorados indicadores mais que relevantes ao alinhamento com as necessidades dos setores aos quais aquele fornecedor atenderá. 

Essa avaliação deve acontecer desde a escolha de parceiros logísticos, até a escolha das matérias-primas que melhor atendam ao processo produtivo, ou mesmo, fornecedores que realizam trabalhos de suporte, como manutenção.

Olhando por esse lado, é válido que todos devam ser responsáveis pelo follow up e cálculo do índice de desempenho de fornecedores. Mas pensando em quem, na companhia, é responsável pela finalização de escolha e contratação dos fornecedores, que necessitam da realização de análises mais detalhadas para que possam efetivar os melhores negócios, o setor de Compras é o mais indicado para acompanhar os indicadores escolhidos.

Mas é muito importante reforçar: o processo de avaliação deve ser compartilhado com todos os stakeholders do processo, já que todos serão afetados pelas análises e escolhas realizadas pelo time de compras, juntamente com a avaliação de desempenho de fornecedores.

Mas o que se deve avaliar ao escolher um fornecedor?

Para realizar essa avaliação, muitas empresas e órgãos públicos definem seu chamado Índice de Desempenho de Fornecedores (IDF), podendo ser adaptado às necessidades de cada companhia, e também às ferramentas disponíveis para as mesmas.

Ele corresponde a um conjunto de critérios, definidos pela empresa, em que são cobertos diferentes fatores de relevância para o início ou manutenção do relacionamento.

Alguns exemplos de fatores são:

• Índice de qualidade e aceitação dos materiais entregues;
• Índice de falhas do fornecedor;
• Índices de atrasos nas entregas;
• Conferir às regras de saúde e segurança ocupacional pelo fornecedor;
• Engajamento em projetos de inovação e melhoria contínua;
• Aplicação de boas práticas relacionadas a diferentes âmbitos de negócio, como Qualidade, Governança, Responsabilidade Social e Ambiental.

A cada um pode ser atribuído um peso para o cálculo do Indicador de Desempenho do Fornecedor.

É importante que, além do setor de compras, normalmente responsável pela elaboração desse índice, todos os stakeholders para determinada operação e escolha sejam envolvidos, já que todos serão afetados pela avaliação a ser realizada.

Quais indicadores podem ser utilizados para avaliação de desempenho de fornecedores?

Para a escolha dos indicadores a serem monitorados como parte do IDF, é indispensável pensar:

• Quais são as principais medidas para a empresa quanto à gestão de performance;
• Quais são os fatores de risco que podem gerar maiores impedimentos à realização de negócios;
• Qual a periodicidade com que será realizado o processo de avaliação: mensalmente, anualmente, a cada ciclo de contratação de determinado serviço ou compra de material?;
• Quais os critérios que o fornecedor deve atender para que o seu processo também esteja alinhado à legislação e normas regulamentares como ISO 9001 e ISO 14001;

Com estas questões em mente, é possível definir parâmetros, métricas, metodologias e indicadores para realizar a avaliação de desempenho de fornecedores. Alguns dos mais importantes, podem ser descritos como a seguir:

• Indicadores de desempenho: considerando as operações do fornecedor, quais as suas estratégias quanto ao atendimento de demandas, levando-se em consideração prazos, custos, flexibilidade para negociação e garantias de qualidade.

• Pontualidade das entregas;
• Flexibilidade de operações;
• Custos totais (considerando materiais e operações);
• Indicadores de segurança financeira: fazer negócios é um processo de troca entre partes que precisam confiar umas nas outras. Assim, a segurança financeira de um fornecedor é essencial para que esse possa garantir que não interrompa a prestação do serviço e/ou entrega dos produtos no meio do prazo do contrato.

Neste sentido, acrescente-se também ser importante que seja feita avaliação e monitoramento com vistas a verificar qual a capacidade da empresa fornecedora lidar com crises.

• Indicadores de performance: Alinhar os indicadores de performance dos fornecedores com os objetivos da sua empresa é muito importante para que se possa garantir que a qualidade de seus produtos também não seja afetada de forma negativa.

Alguns dos principais exemplos de Indicadores de Performance são:

• Tempo de ativação do CNPJ: considerando que, a princípio, a idade da empresa influencia na robustez de seus processos e é um fator indicativo de que a mesma já deve ter sido submetida a diversas avaliações. Além disso, com os dados do CNPJ podem e devem ser realizadas consultas para se verificar também a existência e/ou aparecimento de pendências financeiras e judiciais que possam interferir na segurança das entregas.

• Quais as garantias que a empresa oferece a você, em relação aos defeitos de fabricação dos produtos fornecidos? Essas garantias são importantes para que você também possa lidar com imprevistos.

• Tipos e prazos de entrega: seus fornecedores também devem ser exigentes com relação a seus processos logísticos, e não apenas em relação aos seus processos de fabricação. Pensando em transporte de materiais, ele deve ser projetado para minimizar estragos e atrasos.

• Tempo de resposta: assim como garantir melhores preços e qualidade é preciso saber se a qualidade e rapidez do atendimento do fornecedor atendem às suas necessidades. Esse é um dos pontos mais importantes a serem observados, pois é um forte indicador de como o mesmo consegue lidar com urgências.

• Pós-venda/ assistência técnica: pensando em fornecimento de materiais permanentes, como maquinário, por exemplo, seus fornecedores estão preparados para prestar assistência em caso de defeitos? e quanto às necessidades de manutenção preventiva? Qual o tempo de entrega quando há a necessidade de substituir peças, por exemplo? Não basta uma entrega tempestiva, é necessário ter a capacidade de se envolver eficientemente no pós-venda. E isso faz desse indicador um dos mais importantes, inclusive, porque permite que você possa planejar seus próprios processos.

Para conhecer melhor sobre a escolha de seus fornecedores, e mais!

A Poleflex sempre está trazendo novos conteúdos para ajudá-lo aumentar a qualidade de suas entregas, frisando sempre que um dos primeiros passos para isso, é encontrar fornecedores que transmitam confiança para você e seus clientes!

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