Se você tem um empreendimento, com certeza comprar de produtos, serviços e matéria-prima está inserido na sua rotina. Então, um planejamento de compras bem executado é fundamental para evitar a falta de algum suprimento, falhas e desperdícios que podem acarretar prejuízos.

Se engana quem pensa que apenas grandes empresas, que compram toneladas de produtos, necessitam de planejamento. Assim como todos os setores de um negócio, o de compras requer um bom gerenciamento como pré-requisito, e não como um extra.

Entendendo a importância desse serviço, neste artigo separamos 5 passos para você manter o setor de compras mais organizado, além de te ajudar a ter uma gestão eficiente, contando com um bom planejamento. Vamos lá?

O que é planejamento de compras?

Pode parecer intuitivo o conceito de planejamento de compras, mas é mais complexo do que se imagina. Não se trata apenas de anotar em uma planilha o que deve ser comprado, mas sim de toda previsão a respeito do é fundamental para que o negócio funcione, como deve ser adquirido tais produtos, como será o armazenamento e qual o fluxo de saída.

É importante lembrar que o processo de vendas começa muito antes do cliente solicitar o produto para compra. Ele começa quando você define o que vai vender, como vai adquirir o produto e armazenar no seu negócio — e tudo isso faz parte do planejamento.

Viu como não é tão simples assim? Por isso, para ter um bom planejamento é crucial contar com funcionários experientes, que estão ali apenas para executar essa tarefa, o que pode ser o que diferencia o sucesso do fracasso.

Confira a seguir 5 passos para realizar um planejamento consciente e eficiente, visando minimizar ao máximo os prejuízos e aumentar os lucros.

5 passos para executar o planejamento de compras do seu negócio

Levantar o fluxo de demandas da empresa

Imagina a seguinte situação: você tem uma loja de roupas de praia, e no verão os biquínis simplesmente acabam. Como falar isso para o cliente na sua frente solicitando um modelo? Nesta situação chata, além de perder esta compra, arrisca perder também o cliente.

Portanto, o primeiro passo para fazer o planejamento de compras é avaliar o fluxo de demandas internas. Para isso, analise quais produtos serão necessários para sua operação, qual a quantidade ideal e quanto tempo leva para serem consumidos.

Essas informações podem ser adquiridas por meio de dados passados, que apesar de não serem precisos, dão uma noção ótima do quanto é vendido e qual a margem de erro para evitar.

Definir a periodicidade das compras

No planejamento deve conter a frequência em que as compras serão feitas, indicando o giro de estoque perfeito. Isso significa que, a cada 15 dias, por exemplo, deve ser feita uma nova compra de determinado item.

Por isso, o volume disponível no estoque desse mesmo item deverá suprir os 15 dias sem faltar nem sobrar, ou, em algumas situações, sobrar bem pouco — mas nunca faltar!

Estruturar a parte orçamentária do setor

É preciso estabelecer um limite de orçamento, por período, para que as compras não extrapolem o gasto que você tem planejado e gere custos extras não esperados.

Pense em uma situação em que os produtos estavam em promoção e o setor decidiu adquirir mais para não perder a oportunidade, entretanto gastou mais que o esperado. O dinheiro destinado a outro fim terá que ser desviado para cobrir esse pagamento, podendo causar transtornos no empreendimento na totalidade.

Controlar o estoque

A gestão de estoque é fundamental para manter um equilíbrio entre compras e vendas. Assim, o estoque nunca deve estar vazio no nível de faltarem produtos na hora da venda, ou insumos para produção. Da mesma forma, não é aconselhável ter materiais parados por muito tempo no estoque, gerando prejuízo e ocupando espaço — afinal, produto parado significa dinheiro parado.

Contar com um gerenciador de compras.

As tecnologias são grandes aliadas quando o assunto é gerenciamento. Por isso, contam com um software que integra as informações das vendas e do estoque, facilitando 100% a tomada de decisões.

Com eles, é possível:

• gerenciar e cadastrar os fornecedores;
• emitir nota fiscal;
• importar o XML da nota de compra;
• e muito mais.

Todas essas funcionalidades disponíveis em uma tela. Além disso, todos os setores têm acesso a essas informações, facilitando ainda mais o gerenciamento.

Por fim, contar com fornecedores qualificados, que oferecem ótimos produtos, por preços justos e entrega rápida é o segredo final. A Poleflex, por exemplo, é um exemplo de fornecedor para o mercado de peças em borrachas para a indústria de excelência no relacionamento com seus clientes.

Assim, ter uma boa parceria com os fornecedores permite que se tenham ótimos termos de contrato, melhorando a produtividade de todo o processo. Converse com um consultor e seja um parceiro!