Análise do TCO: saiba a importância para o setor de compras

A análise do TCO é uma etapa importante para calcular os custos de vida e de aquisição de produtos e insumos para um negócio, sendo essencial para manter a saúde do setor de compras. 

O termo TCO vem do inglês Total Cost of Ownership, que é traduzido para o português como “Custo Total de Propriedade” e é obtido a partir de uma análise apurada e avaliação de custos.

Quem gerencia uma empresa sabe que se manter competitivo perante o mercado é uma tarefa difícil e que exige um entendimento grande de diversos pontos que influenciam na sua métrica de preços. 

Por isso, é fundamental realizar esse tipo de análise, principalmente num período econômico conturbado para empresas e negócios de diversos setores, pois é importante manter a atenção na saúde financeira para otimizar ao máximo os recursos. 

Quer saber mais sobre a análise do TCO e sua importância para o setor de compras? Continue com a gente.

O que é análise do TCO?

O Custo Total de Propriedade é uma análise que visa identificar todos os custos envolvidos ao longo da vida de produtos, insumos e ativos de uma empresa. Esse estudo vai além do cálculo para realizar uma compra e inclui, também, os custos diretos e indiretos para compra de ativos. 

Ao entender a manutenção da propriedade durante o ciclo de vida de um insumo, outros valores indiretos e substanciais podem entrar na conta, como: 

• operação desses ativos; 
• implantação e instalação destes ativos no ambiente da empresa;
• possíveis atualizações destes ativos devido ao tempo de espera para utilização ou devido a sua vida útil;
• qualquer tipo de manutenção destes ativos. 

Assim, a análise do TCO consegue entregar para a empresa uma ótima visão daquele investimento, principalmente na diferença entre o preço de compra e os custos gerais ao longo do ciclo de vida daquele ativo. 

Estes valores envolvem especialmente uma pesquisa durante o período de propriedade ou o tempo total que se pretende manter além do fluxo de caixa necessário para isso.

Impactos da análise de TCO para as empresas

A análise do TCO também dá suporte para o setor de compras e para a cadeia de suprimentos do negócio, permitindo que os gestores entendam melhor os custos que cada um dos produtos gera para a empresa. 

Um ótimo exemplo pode ser percebido com a adoção de novas tecnologias pelas empresas, que geralmente levam em consideração somente os custos iniciais envolvidos no processo. 

Por vezes, esses negócios preocupam-se somente com a transformação digital do seu negócio, adotando novas tecnologias de acordo com as possibilidades de investimento. 

Mas, quando analisamos o impacto para o fluxo de caixa somente com o custo inicial de aquisição, sem levar em conta a manutenção e quaisquer valores envolvidos na operação destas tecnologias, não temos uma visão geral. 

Não à toa, essa análise do TCO, quando realizada pelo setor de compras, pode demonstrar para as empresas que o investimento necessário para essa transformação, ao longo dos anos, era substancialmente maior.

Isso permite, inclusive, que os valores negociados com os fornecedores sejam diferentes, incluindo mais informações e permitindo que ambos os lados tenham uma visão geral de preços. 

Benefícios de realizar a TCO

Ao entender a análise do TCO como uma métrica do negócio, é possível mensurar o impacto real de um investimento nas diversas áreas, além de servir de base para uma análise comparativa na tomada de decisão estratégica.

E os benefícios desse tipo de ação vão além, permitindo que uma empresa ganhe um diferencial competitivo, diante da concorrência, ao realizar um planejamento efetivo das suas ações. 

Outro benefício importante dessa análise é entender os custos atrelados a algum tipo de investimento. Ter essa informação é um fator decisivo para o planejamento de aquisição de qualquer tipo de ativo, alinhando critérios de produtividade e eficiência nos gastos. 

Exemplos de aplicação da análise 

Uma ótima forma de visualizar os benefícios da análise do TCO é por meio de exemplos, e o principal deles é o que deu início ao seu conceito, criado pelo Gartner Group na década de 80. 

A empresa notou o crescimento do uso de computadores no ambiente corporativo e decidiu entender o impacto do uso dessas máquinas, indo além do custo de aquisição. 

Assim, buscou informações de aquisição, logística de entrega das máquinas, periféricos agregados e até o período de manutenção e o consumo de energia elétrica de cada uma delas. 

Hoje, apesar do conceito ter sido aplicado primeiramente na área de tecnologia da informação, o TCO evoluiu e serve como base para aplicações em diversos setores. 

Como realizar essa análise? 

Depende de um entendimento amplo do investimento que será realizado, categorizando os custos em partes distintas, como: 

• aquisição, depreciação, itens que complementam a compra principal e o tempo gasto em horas de trabalho para realizar uma pesquisa de mercado;
• implementação, operação e a logística de transporte após a aquisição, além de eventuais operações de movimentação; 
• manutenção ou suporte do ativo enquanto estiver sob responsabilidade da empresa, assim como qualquer tipo de atualização ou contratação de fornecedores externos. 

Além disso, devemos levar em conta, também, uma divisão nos custos que envolvem essas operações realizadas para a compra de um ativo, que podem ser de ordem direta ou indireta. 

Um custo de ordem direta se caracteriza por poder ser quantificado e, geralmente, envolve aquisições, licenças, suporte, infraestrutura e taxas. Os custos de ordem indireta, por sua vez, não podem ser quantificados e costumam envolver suporte casual e atividades de reparo ligadas à interrupção da produção. 

Fatores importantes na análise do TCO

Há mais alguns pontos importantes ao realizar a análise de TCO. Um deles é entender o objetivo da empresa com o processo de compra, entendendo a realidade do negócio e as variáveis envolvidas para a melhor tomada de decisão. 

Outro, é definir, internamente, qual é o período de cálculo para o ciclo de vida de um ativo ou produto adquirido.

Saiba mais! 

Entender como desenvolver o setor de compras é uma ótima forma de entregar ainda mais eficiência e otimização na utilização dos recursos da empresa. 

A análise do TCO é uma ferramenta excelente para visualizar todos os custos envolvidos na aquisição de qualquer tipo de ativo ou produto essencial ao negócio. 

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