Como estruturar um departamento de compras alinhado com estoque?

Para qualquer empresa é importante manter uma gestão eficiente, que entenda as variáveis do negócio e a situação do mercado para manter a melhor saúde da organização. 

Mas já parou para pensar em como estruturar um departamento de compras que seja alinhado com o seu estoque e garanta uma gestão de compras eficiente? 

A gestão de compras e a gestão do estoque são alguns dos pontos mais importantes dentro do negócio, principalmente quando se pensa na negociação com os fornecedores e os melhores preços. 

O seu viés estratégico impacta diretamente no controle de custos da empresa e algumas boas práticas fazem a diferença na hora de manter o alinhamento deste departamento. 

Quer saber mais sobre as boas de práticas de como estruturar um departamento de compras que seja alinhado com o seu estoque? Continue acompanhando a nossa publicação e descubra! 

A importância de um departamento de compras

Antes de saber como estruturar um departamento de compras, é importante entender o seu papel relevante e estratégico para o negócio ao manter uma boa negociação com os fornecedores. 

Além disso, manter um equilíbrio entre a gestão de estoque e a gestão de compras é mais um dos desafios que uma empresa deve vencer para obter a melhor relação de custo-benefício. 

Mesmo atuando como frentes independentes, as operações nos dois setores deve ter uma sintonia fina para que a aquisição dos produtos seja diretamente voltado as necessidades do negócio. E mais, deve-se considerar a prioridade e a capacidade do estoque. 

Um ótimo exemplo é uma linha de produção que depende de diferentes insumos para a transformação e posterior fabricação do seu produto principal. Caso o time de compras não consiga garantir a chegada dos itens, as vendas e os prazos poderão ser impactados diretamente. E se o estoque não tiver espaço físico para armazenar estes itens, também pode impactar em atrasos nas vendas. 

Assim, é um grande ponto de atenção é saber como estruturar um departamento de compras em conjunto com uma gestão de compras e de estoque. Ambos representam um papel importante na empresa, otimizando recursos e garantindo que as entregas aos clientes tenham o resultado esperado e sejam realizadas dentro do prazo estipulado. 

 

As boas práticas de como estruturar um departamento de compras

Estas boas práticas auxiliam na hora de integrar e alinhar o departamento de compras com o estoque, assegurando o cumprimento da demanda da produção.

Ao mesmo tempo, consegue-se evitar que ocorra algum excesso de produtos ou até falta de espaço físico para o armazenamento adequado, prejudicando o ambiente da empresa. 

Aposte na utilização da tecnologia como aliada no departamento de compras

A evolução da tecnologia e da digitalização dos processos chegam também no departamento de compras e é uma ótima forma de manter a gestão eficiente do setor. As facilidades entregues ao negócio ao adotar uma solução tecnológica são fundamentais para otimizar estes processos e reduzir as chances de qualquer erro. 

Outro ponto importante de se adotar a tecnologia é a capacidade de manter históricos e um controle eficiente das informações que envolvem as negociações com os fornecedores. Já imaginou ter um histórico do aumento de preços de determinado insumo, conseguindo correlacionar essa informação com o aumento dos custos de infraestrutura, energia e até a variação do dólar? 

Essa utilização permite uma melhor visualização das informações do negócio e pode impactar diretamente numa melhor gestão e em como estruturar um departamento de compras corretamente.

Um calendário digital pode ser criado com as previsões de compra e gestão de estoque de cada produto, garantindo que as necessidades da empresa estão sendo atendidas. 

Padronize as descrições dos seus produtos no estoque

Ter um padrão bem definido para os produtos é uma das melhores formas de otimizar ainda mais o seu estoque e segue a linha correta de como estruturar um departamento de compras. Não adianta ter a melhor tecnologia do mundo e um controle eficiente do negócio se os produtos e as suas respectivas descrições não forem padronizadas. 

Cada produto deve ter a sua categoria com um código identificador com mais informações sobre a mercadoria, data da compra e até o fabricante. Essa  organização pode se integrar com a tecnologia e levar os códigos ao sistema utilizado para, assim, realizar a gestão de compras e do estoque. 

Treine os seus colaboradores da melhor forma possível

É importante que os colaboradores conheçam as melhores práticas relacionadas a como estruturar um departamento de compras e as apliquem no seu dia a dia de trabalho. Para isso, um treinamento eficaz e o compartilhamento das informações importantes é a melhor forma de garantir que os processos estão sendo seguidos. 

Analise o seu fluxo de vendas

O fluxo de vendas entrega as melhores informações sobre o negócio para a sua definição da estratégia de compras, negociação com os fornecedores e até a gestão de estoque. 

Imagine uma situação em que uma empresa detecta uma sazonalidade nas vendas do seu produto final ou até percebe a mesma coisa na oferta de determinado insumo pelos seus fornecedores. 

Esta empresa pode usar essa informação para traçar uma estratégia adequada, comprando conforme os históricos de demanda e até fugindo dos altos preços em épocas de maior demanda pelo insumo. 

O seu estoque também pode estar mais preparado ao prever uma compra maior de determinado insumo. Assim, garantindo um melhor preço com o seu fornecedor. A empresa pode até prever épocas de promoções ou ações de marketing para atrair novos clientes dos seus produtos. 

Conheça os seus fornecedores

O bom relacionamento com fornecedores é também uma boa prática e permite que o relacionamento ocorra sem falhas na comunicação ou quebras de confiança de ambas as partes.

Outro ponto importante é ter uma carteira de fornecedores diversificada, com o intuito de poder contar com um poder de barganha e até melhores negociações a depender das características do mercado.

Verificar a credibilidade, a disponibilidade do produto e até a experiência de outros clientes são ações que fazem a diferença na hora de garantir o recebimento dos seus pedidos. 

As vantagens de saber como estruturar um departamento de compras 

Além das boas práticas, saber como estruturar um departamento de compras traz vantagens ao negócio. Algumas dessas vantagens são: 

• A otimização dos recursos e a redução de custos envolvidos com o setor de compras e o estoque;
• Ter um controle eficiente da produção e das necessidades que devem ser atendidas nos diferentes setores do negócio; 
• Identificação de padrões e conhecimento sobre as variáveis do negócio, como a variação da demanda, dos preços e até de outros indicadores externos; 

Saiba mais! 

Saber como estruturar um departamento de compras é uma etapa essencial para garantir a saúde do negócio e garantir que as demandas da empresa serão atendidas corretamente. 

As boas práticas para alinhar esse departamento diretamente com o estoque variam, como: apostar na tecnologia e até ter uma padronização das descrições dos produtos. 

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