O setor de compras tem um papel fundamental em qualquer empresa, principalmente no momento de conseguir negociações, contratos e conservar a boa relação com os fornecedores. E para manter um controle efetivo do setor é essencial aplicar de forma correta o gerenciamento dos indicadores de desempenho, monitorando e entendendo qualquer tipo de variação.

Qualquer tipo de decisão gerencial pode ser realizada com base em dados reais e confiáveis sobre o andamento do negócio. Isso permite que a área de compras aplique um comando efetivo sobre os seus dados operacionais. 

Com isso, para permanecer com a excelência no andamento do setor é necessário saber:

• quais indicadores de desempenho são ideais para se estar de olho;
• como mensurá-los;
• quais são os mais utilizados pelo departamento.

Continue acompanhando este artigo e conheça mais sobre as métricas de desempenho em suas negociações! 

O que são os indicadores de desempenho?

Também conhecidos por Key Performance Indicators ou KPIs, os indicadores de desempenho são uma ferramenta de gestão para o acompanhar o progresso da produção do setor. Auxiliam na definição de uma métrica clara do negócio, conseguindo fornecer insights e uma visão eficiente para o time de gestão.

Os indicadores de desempenho ainda permitem uma análise de valor, como uma comparação que pode ser realizada ao longo do tempo:

• em uma linha de produção, os KPIs podem ser utilizados para medir a quantidade de itens produzidos durante um período, além de oferecer uma comparação de forma geral ou até por máquina;
• no time de manutenção os KPIs podem informar o tempo médio que as máquinas ficam paradas até uma ação corretiva ou o tempo médio entre a ocorrência de algum tipo de falha;
• em páginas na internet, um ótimo exemplo de KPI pode ser a conversão de leads que após entrar no site, navegar e conhecer mais sobre a solução oferecida efetuam a compra do produto.

Os indicadores de desempenho na área de compras

Além da capacidade de oferecer diferentes análises de acordo com o setor abordado, os indicadores de desempenho conseguem demonstrar se a área está cumprindo com as suas metas e objetivos. Na seção de compras estes devem estar atrelados a análises concretas, que tenham impacto direto no resultado da empresa.

Um ótimo exemplo da importância dos KPIs na área de compras é na hora de definir uma meta, como reduzir em 15% os gastos mensais da empresa em um determinado período de tempo. E aqui dois pontos são essenciais:

• auxiliar na definição de metas que possam ser cumpridas, com um embasamento real sobre os dados do setor. Uma redução de 70% tem grandes chances de ser inviável, impactando até a qualidade da produção. Já uma redução de 15% é muito mais palpável, com grandes chances de concretizar-se;
• ajudar na medição do cumprimento do objetivo, entendendo o andamento das decisões e os efeitos em outros KPIs.

Os indicadores de desempenho exigem atenção na sua mensuração, pois não são somente métricas que informam comportamento e tendências da empresa ou dos seus consumidores. Os KPIs permitem aprimorar os processos e a performance do setor, entregando mais eficiência e agilidade nas atividades, além de possibilitar uma gestão mais efetiva.

Quais são os principais indicadores de desempenho para a área de compras?

Partindo da máxima de que não se gerencia o que não se mede, é essencial conhecer melhor essas ferramentas de gestão que oferecem uma visão geral dos processos de compras. 

Estes números se relacionam com os resultados de diferentes pontos como as aquisições, negociações e acompanhamento dos fornecedores. Monitorando questões de qualidade e cumprimento dos prazos estipulados.

O custo por pedido

Este é um ótimo exemplo entre os principais indicadores de desempenho na área de compras, o mesmo demonstra se a empresa está gastando muito em cada um dos seus pedidos. Segue o seguinte pensamento:

• quando se compra em grande volume, fica mais fácil negociar melhores condições de prazos e entregas, mas tem impacto direto em pontos como o estoque e movimentação;
• quando se compra em volumes menores, esse poder de negociação fica impactado.

O indicador de desempenho em questão mostra um cálculo da quantidade de pedidos realizados no mês pelo total gasto. Ao analisar o valor, pode-se tomar medidas mais efetivas, como centralizar os pedidos em um período do mês ou centralizar em um único fornecedor, e até buscar novos fornecedores com melhores preços.

O prazo médio de pagamento

Já este KPI é também utilizado em outros setores além do de compras, como o industrial e o de serviços. É normal comprar e vender a prazo, entendendo a dinâmica entre cada um destes e mantendo a saúde financeira da empresa.

Se o setor de compras faz um pedido para revenda e fecha o pagamento a prazo em 3 vezes, ao vender para seus clientes com o pagamento em até 10 vezes, deve ficar atento a variação no seu faturamento. De modo direto, a empresa irá pagar ao fornecedor antes de receber dos seus clientes. Com isso, efetue o cálculo sobre o valor total de compras em um determinado período.

O lead time

O lead time é um dos indicadores de desempenho usados para medir a eficiência do setor. Ele consegue calcular o tempo médio entre a identificação ou chegada da demanda de um determinado item, até a sua entrada efetiva na empresa. A sua relevância é demonstrada por algumas análises, como:

• é capaz de movimentar todo o setor de compras;
• monitora a eficácia e o atendimento às demandas do setor;
• pode ser interligado com outros indicadores da produção e até do estoque.

Um ótimo exemplo da sua importância é em uma linha de produção, esta deve ter o lead time curto para repor a matéria prima sem que ocorra qualquer tipo de parada na produção.

A performance dos fornecedores

Este indicador de desempenho reflete o relacionamento e a capacidade de negociação com os fornecedores, como se a empresa abrisse uma concorrência para oferecer as melhores condições. Com isso, se analisa detalhes, como:

• a capacidade de entrega;
• os níveis de qualidade;
• o potencial do fornecedor.

A performance dos fornecedores ainda permite um monitoramento efetivo dos contratos com avaliações periódicas. Isso ocorre através de critérios definidos para a medição de prazos, preços, qualidade de atendimento e entrega. Os fornecedores são avaliados e, caso ocorra qualquer perda de ponto em algum desses critérios, pode-se aplicar ações em conjunto para a melhora ou busca de outras alternativas para a empresa.

Saiba mais!

Os indicadores de desempenho são uma ótima forma de monitoramento, inclusive permitindo uma integração com sistemas de gestão, potencializando a tomada de decisão. 

Com isso, as metas e objetivos da empresa podem ser acompanhados em tempo real ao fornecer uma visão geral e confiável do andamento da área de compras. Podem, até mesmo, ir se preparando e promovendo a evolução do setor para um melhor resultado do negócio.

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