6 boas práticas para a gestão de custos no departamento de compras

Ter uma gestão de custos no departamento de compras que se alinhe com a cultura da empresa e que mantenha o alto índice de eficiência no setor é um desafio vivido por algumas empresas durante o seu dia a dia operacional. 

Este setor é considerado como um dos mais importantes por abastecer as linhas de produção e adquirir os insumos necessários ao funcionamento da companhia. 

Hoje a gestão de custos no departamento de compras é considerado como uma questão estratégica e tem o poder de promover a redução de custos por toda a empresa. Evitar as compras desnecessárias, desperdícios e até uma lotação exagerada de produtos são algumas das boas práticas que podem ser aplicadas. 

Aplicar uma gestão de custos eficiente não é somente reduzir o percentual de gastos sem se preocupar com a qualidade dos produtos e serviços, é também manter a satisfação do cliente final. 

Entender a importância deste tipo de gestão e na forma como é aplicado no departamento de compras impulsiona a preocupação com a efetividade financeira da empresa. 

O departamento de compras deve sim trabalhar em conjunto com as outras áreas da empresa para realizar um correto atendimento às demandas internas e otimizar os recursos que já existem na companhia. Tudo isso sendo acompanhado pelo aumento dos lucros financeiros da empresa e atendendo as especificações das solicitações. 

Quer saber mais sobre as boas práticas para a gestão de custos eficiente no departamento de compras? Continue acompanhando a nossa publicação!

 

1. Tenha um bom relacionamento com fornecedores

 

Esta dica é primordial para manter uma boa gestão de custos, principalmente por significar também um posicionamento estratégico que irá ajudar a conservar a qualidade dos produtos e serviços, além das entregas dentro do prazo. 

É importante entender que os fornecedores são como ramificações da empresa e caso possuam algum tipo de problema, este problema será estendido também para dentro da organização e consequentemente para os consumidores. 

Outro ponto importante do bom relacionamento com os fornecedores é a confiança e o sentimento de parceria gerado com este fornecedor, impactando positivamente também na produção da empresa. 

Quando o fornecedor se sente parte do time, consegue-se negociar melhores prazos e condições, além de manter sempre os mais altos padrões de qualidade dos seus produtos. 

Uma gestão de custos do departamento de compras eficiente, por meio do bom relacionamento com os fornecedores depende também de um bom processo de avaliação e homologação destes fornecedores.

Contemplando informações como a sua saúde financeira, área de cobertura de entrega e até o atendimento ou não das normas nacionais e internacionais que podem impactar na produção e no atendimento ao consumidor.

 

2. Organização e otimização do estoque e do setor de compras 

 

Quando um produto está armazenado no estoque da empresa, ele gera um custo para o negócio. Quando a produção necessita do produto e ele não se encontra na empresa, o atraso até a sua chegada também gera um custo. 

Com isso, é importante fazer um bom equilíbrio entre a manutenção de um estoque e a falta dos produtos essenciais a produção.

Outro ponto importante para a gestão de custos no departamento de compras é efetuar uma organização deste setor, realizando um planejamento estratégico correto mostrando esta eficiência para toda a empresa. As compras recorrentes devem ser consideradas e os novos itens devem ser adquiridos de acordo com os projetos da empresa. 

O histórico de vendas, a identificação dos produtos que mais são utilizados e até os períodos de sazonalidade em relação às vendas dos itens são pontos que devem ser considerados para uma boa gestão de custos no departamento de compras.

O planejamento de prevenção às situações adversas permite que o departamento de compras seja mais efetivo na sua atuação. 

 

3. Fomente a padronização dos produtos 

 

A padronização dos produtos é uma das melhores formas de otimizar a gestão de custos da empresa por manter um controle sobre as compras e sobre o estoque, criando inclusive categorias e descrições conforme esta padronização. 

Isso melhora a identificação dos produtos e evita que ocorram falhas na hora de efetuar uma compra ou de utilizá-los durante a produção. 

 

4. Faça o registro das entradas e saídas

 

Esta boa prática deve ser básica para um bom controle de estoque mas muitas vezes pode ser deixada de lado durante algum tempo numa empresa. Fazer o controle de tudo que entra e sai no estoque de forma rígida permite que se saiba com precisão aquilo que deve ser comprado. 

A tecnologia pode ser aliada nessa hora, com ferramentas de controle e gerenciamento de estoque que podem até operar de forma autônoma utilizando de sensores e uma boa técnica de monitoramento. 

 

5. Planeje e programe as suas compras

 

O departamento de compras deve contar com um bom planejamento e cronograma, seguindo a demanda que foi identificada a partir de dados históricos e mantendo um alinhamento claro com o setor de produção. Manter os produtos estocados numa quantidade mínima também ajuda a controlar e diminuir os custos.

Uma boa prática que também permite atuar na programação de compras e melhorar a gestão de custos é comprar em grande quantidade os produtos com uma maior demanda, tornando mais fácil a negociação dos preços. 

Avaliar o mercado e outras opções que mantenham o padrão de qualidade mas ofereçam melhores condições de negociação é outra ótima forma de realizar uma gestão de custos eficiente e entregar valor para a produção. 

 

6. Analise as vendas da empresa

 

Imagine uma situação onde uma empresa possui dois produtos que dependem de matéria prima diferente e estes produtos variam nas vendas conforme a sazonalidade. E mais, estas matérias primas possuem fornecedores em comum, que são de confiança e entregam qualidade. 

Com isso, é interessante analisar as vendas da empresa e realizar negociações da melhor forma possível com estes fornecedores, apostando numa análise e inteligência no setor. 

Outro ponto importante é analisar quais produtos têm um maior giro e quais as mercadorias que são mais vendidas em determinado período de tempo. A partir disso pode-se analisar outras informações essenciais como o melhor fornecedor para cada produto, o valor médio pago por produto e até fazer previsões de vendas para projetar a quantidade de insumos necessários na linha de produção. 

Ao analisar as vendas da empresa, o departamento de compras também consegue informar ao setor de produção sobre a aceitação, rejeição e até o cancelamento dos pedidos. Manter a empresa alinhada de acordo com os padrões e com o orçamento mensal é importante para manter a saúde do negócio. 

Saiba mais! 

Ter uma boa gestão de custos no departamento de compras é uma das principais formas de manter a eficiência operacional na empresa e conseguir entregar mais valor ao cliente com um produto de qualidade e com um custo acessível. 

Este gerenciamento também permite que a empresa tenha mais competitividade frente aos seus concorrentes. 

Quer ter mais informações sobre como otimizar o trabalho no setor de compras? Confira este post e saiba mais!