Saiba o que é a padronização de processos e como implementar

Para que se produza algo, seja um bem ou um serviço, insumos e matérias-primas são consumidos e transformados, seja por uma pessoa diretamente, ou através da operação de um determinado equipamento.

Sendo satisfatório a entrega, será que conseguiremos reproduzi-la simplesmente nos valendo dos mesmos recursos anteriores, sem atentar para a maneira como tudo foi feito?

Para que possamos reproduzir um sucesso, é necessário que realizemos os mesmos procedimentos, na mesma sequência. Diferentemente da adição na matemática, a ordem dos fatores altera, e muito, o produto final.

Então, temos que os processos podem ser entendidos como fluxos de atividades (sequência de acontecimentos interligados e interdependentes entre si) e de informações, que fazem parte de todo e qualquer ambiente empresarial, podendo ser desde o atendimento inicial ao cliente, passando pela fabricação, venda e entrega de produtos e pesquisa de satisfação do mercado.

Mas, ocorrendo a desorganização desses processos, com certeza teremos efeitos indesejados em muitas esferas, sejam tanto financeiras quanto da imagem da empresa sob a ótica dos seus clientes e parceiros comerciais.

E é aí que entra a padronização de processos, uma ferramenta essencial para sermos capazes de promover melhorias e evitar essas perdas e erros.

O que é padronização de processos?

Padronizar significa uniformizar, estabelecer padrões e modelos a serem seguidos.

Assim, essencialmente, a padronização de Processos é relacionada à uniformização de fluxos de atividades, desde suas entradas até suas saídas.

Engloba a criação de padrões e instruções para criar estruturas que permitam reduzir a possibilidade de variações, visando o aumento da eficiência, qualidade e redução de custos.

Essa padronização de aplica não apenas a processos cujas entregas são produtos físicos, mas também serviços. Buscar sempre a excelência e a consistência no atendimento diretamente com o cliente é essencial para manter uma boa imagem da empresa perante eles. Mesmo que a atividade necessite de alguma personalização para cada cliente, ter uma base documentada e sólida é necessário para que a equipe não se perca.

Por que fazer a padronização de processos?

Realizar a padronização de processos traz desafios, mas também muitos benefícios, quando realizado de forma correta.

Alguns desses benefícios são:

• Transparência na comunicação com a equipe, já que os processos estão documentados de forma clara, apresentando não apenas as instruções de execução, mas também as expectativas e responsabilidades de cada um dos envolvidos.
• Ainda falando em transparência, a padronização da documentação das atividades facilita o treinamento de novos integrantes da equipe: um processo mapeado e documentado facilita o processo de onboarding de novos empregados, já que estes terão acesso a documentações completas, assim passando o conhecimento de forma mais fluida.
• O aumento da produtividade é um efeito muito significativo da padronização de processos. Com os passos documentados e as expectativas claras e alinhadas com os times envolvidos, o processo passa a ganhar velocidade, pois cada um sabe qual atividade realizar no momento certo.
• A redução de erros e retrabalhos necessários auxilia, também, na redução de custos. A uniformização dos processos diminui a necessidade de se basear em “tentativas e erros”, economizando materiais que provavelmente seriam desperdiçados nesse processo.
• Saber como um processo deve ser executado abre também espaço para a identificação de oportunidades de melhorias na otimização das atividades, identificando pontos em que os recursos estão sendo pouco aproveitados.

Mas como fazer a padronização de processos?

A primeira coisa que se deve ter em mente é que o processo de padronização pode ser um pouco demorado, mas se realizado de forma estruturada, trará muitos ganhos para a empresa, como mencionamos anteriormente.

Para iniciar a padronização de processos, deve-se inicialmente, definir quais processos serão o foco e o objetivo dessa padronização, alinhando com as metas estratégicas da empresa.

Para isso, escolha os processos-chave da empresa, reúna as documentações já existentes, liste as atividades, responsáveis e ferramentas utilizadas. Processos que envolvam segurança e meio ambiente, por exemplo, devem ser padronizados para que a empresa possa conseguir certificações ISO.

Envolva as pessoas que já estão inseridas no processo, para entender o fluxo em que as atividades acontecem e as informações serão transmitidas desde o princípio até o momento das entregas. Reconheça como acontece e documente esse processo.

Atualize dados e documentos de acordo com as descobertas feitas durante o mapeamento.

É preciso definir quais serão os indicadores para o monitoramento deste processo. Assim você conseguirá identificar se o mapeamento atual atende as necessidades da empresa ou se serão necessários ajustes no processo para que suas entregas sejam melhoradas.

Depois de realizar o mapeamento e a identificação dos indicadores, busque automatizar as tarefas que possam ser automatizadas. Isso facilitará a aquisição de dados confiáveis. Uma sugestão é que utilize ferramentas digitais, como sistemas ERP, para otimizar ainda mais a análise de dados e alocação de recursos, já que este tipo de ferramenta auxilia na centralização e gestão de informações.

Assim, essas informações poderão ser mais bem aproveitadas para a definição de estratégias assertivas e planos de ação claros, que levarão à otimização dos processos e melhoria dos indicadores.

As informações devem ser documentadas utilizando linguagem que seja compreensível pela totalidade dos envolvidos no processo, e deve estar acessível a todos. Isso é essencial não apenas para que todos saibam suas responsabilidades dentro do processo, mas também que possam contribuir com suas visões em outras etapas.

Documente procedimentos com fluxos de trabalho, matrizes RACI são facilitadoras na demonstração de responsabilidades no ciclo de vida do processo. Para determinadas tarefas, faça checklists para deixar ainda mais claro os passos ou etapas de uma determinada atividade.

Sabendo o que devem fazer, o que é esperado deles e de suas atividades, os colaboradores se tornarão ainda mais engajados dentro do processo em que estão inseridos, reduzindo necessidade de gastos com retrabalhos, por exemplo.

Quer dizer que a padronização de processos pode ajudar a reduzir custos?

Claro que sim! Englobando todas as vantagens que ela traz para o seu processo, a redução de custos se torna um efeito significativo da padronização de processos.

Quanto mais compreensível se torna a descrição do que deve ser executado em um processo, melhores serão suas entregas, pois será de conhecimento de todos os envolvidos as responsabilidades de cada um, a quantidade de recursos que devem ser utilizados em cada uma das etapas, e em que ordem.

Isso gera uma redução no desperdício de recursos, sejam eles matéria-prima, maquinário e até mesmo tempo gasto. A redução da necessidade de se basear no empirismo quando novas variáveis são inseridas no sistema (como novos responsáveis, materiais ou máquinas) reduz o tempo de aprendizado e melhora a qualidade de entregas.

Assim é possível ainda realizar planejamentos de compras e manutenção preventiva e preditiva, já que, no mapeamento desses processos, é possível visualizar ciclos e padrões relacionados aos recursos. Isso permite antecipar e melhorar a negociação com seus fornecedores nos valores do que será necessário, evitando surpresas que exijam gastos exorbitantes.

Mas vale ressaltar que, para que isso aconteça da melhor forma possível, a padronização de processos, com estudos de otimizações e melhorias, deve ser um processo contínuo. A qualidade das entregas depende também de que os processos não sejam engessados e tenham flexibilidade para que se adaptem quando forem necessários.

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