Saiba tudo sobre a melhoria em processos abaixo!
O que é melhoria em processos?
A gestão empresarial inclui diversas áreas e aspectos de uma empresa como, por exemplo, finanças, estratégias, pessoas e claro, processos.
Mas afinal, o que é a melhoria em processos e quais os seus impactos em uma organização?
Conceitualmente, a melhoria em processos consiste na organização e reparo dos processos internos, fazendo com estes processos tenham maior eficiência e performance, trazendo os melhores resultados para a sua empresa.
Na área da gestão empresarial, a gestão de processos visa alinhar todas as atividades de uma organização, com base no planejamento, organização e descrição de todos os processos, de modo a deixá-los mais claros e fluidos.
Além disso, a melhoria em processos também consiste em identificar quais os pontos fortes, fracos e cruciais de um processo, desenhando um fluxo de trabalho de processos de maior valor.
Quais são os benefícios da melhoria em processos
São muitos os benefícios de investir na melhoria em processos, e todos eles estão diretamente relacionados com a estratégia da empresa, produtividade e redução de custos.
A seguir, iremos tratar de cada um destes aspectos com maior propriedade.
Diminuição de retrabalhos
Um dos principais benefícios de realizar a melhoria em processos é a diminuição de retrabalhos, o que também está diretamente associado à redução de custos.
De modo geral, um dos primeiros passos da melhoria em processos é identificar onde estão as falhas dos processos, compreendendo a raiz do problema e atuando efetivamente nela.
Quando estes processos não são melhorados, as atividades ocorrem de forma falha, fazendo com que seja necessário refazer a atividade em si, gerando um novo custo de processos, conhecido como retrabalho.
Nesse sentido, ao observar e melhorar o processo, redesenhando-o de forma adequada, atribuindo prazos, responsáveis, métricas corretas e tecnologia, o retrabalho é reduzido, influenciando diretamente na produtividade e nos custos.
Aumento da produtividade
Outro grande benefício da melhoria em processos é o aumento da produtividade, que tem origem no desenho e organização dos processos.
Como dissemos, um dos focos da melhoria em processos é organizá-los e redesenhá-los, de modo a torná-los mais fluidos e produtivos.
Por isso, é importante contar com a tecnologia, pois após o desenho dos processos, será necessário definir quais as métricas para avaliar a efetividade, seus responsáveis e prazos.
Assim, quanto mais clara for a descrição de um processo, mais fácil será de executá-lo de acompanhá-lo, poupando tempo e aumentando a produtividade, já que o processo está otimizado.
Entregas mais alinhadas com a necessidade do cliente
Por fim, a melhoria em processos também possibilita uma maior assertividade para os processos, alinhando assim os resultados com as necessidades e expectativas do cliente.
É importante lembrar que para que um processo seja realmente efetivo, ele deve gerar valor, qualidade e atender as necessidades do cliente, que é foco das atividades empresariais.
Por isso, compreender a necessidade do cliente e considerar os feedbacks de forma estratégica, percebendo onde estão os pontos fracos e onde é possível melhorar, atendendo aos desejos do cliente e agregando valor ao processo.
5 passos para aplicar a melhoria em processos
Agora que você já sabe quais as vantagens de aplicar a melhoria em processos em sua empresa, vamos à parte prática.
A seguir, trouxemos 05 (cinco) passos para aplicar a melhoria em processos em sua empresa, independente do porte e área de atuação.
Todavia, lembre-se de considerar as especificidades da sua empresa, para que a melhoria em processos seja mais efetiva. Vamos lá?
Adotar tecnologias no dia a dia
O primeiro passo para aderir à melhoria em processos em sua empresa é entender que a tecnologia pode ser uma grande aliada na gestão e melhoria dos processos internos.
Aqui, a tecnologia pode assumir duas formas, estando presente no controle de processos em si e em um bom sistema de gestão empresarial.
Como dissemos, ao trabalhar com a melhoria em processos, você irá definir quais os processos de grande impacto para a sua empresa, suas fases, descrição de cada fase, responsáveis e prazos de cada atividade.
Um dos meios mais efetivos para realizar essa definição é criando um fluxograma de processos, que é a forma gráfica que demonstra o caminho e o passo a passo do processo.
E justamente aqui entra a tecnologia. Descritas as fases, você irá verificar como as ferramentas tecnológicas se encaixam no seu dia a dia.
Por exemplo: você pode substituir papéis por planilhas ou documentos online, gerar relatórios sobre atividades e reuniões, emitir notas fiscais online, dentre outras soluções.
Se você deseja ir mais além, um bom sistema de gestão controla todas as atividades do processo, incluindo datas, responsáveis e informando se a atividade foi realizada de forma efetiva.
Mas lembre-se: antes de investir na tecnologia, comunique aos seus funcionários sobre a mudança, sua real importância e benefícios e ofereça o treinamento e suporte necessário para lidar com as mudanças, para diminuir a resistência à mudança.
Investir em treinamentos para a equipe
E por falar em treinamentos, uma boa melhoria de processos possibilita a capacitação e o aprendizado contínuo, a fim de especializar os colaboradores e investir no desenvolvimento organizacional.
Por isso, verifique quais as maiores dificuldades e necessidades da sua equipe, oferecendo treinamentos que sejam efetivos e que tragam valor para o processo como um todo.
Padronizar processos
Outro passo essencial para a melhoria em processos é a padronização, que acontece por meio da criação dos procedimentos operacionais padrão (POP).
De modo geral, um procedimento operacional padrão é como uma espécie de manual para o processo, descrevendo como ele deve ser realizado e quais parâmetros de cada atividade.
Um dos maiores exemplos de padronização de processo está no atendimento ao cliente e na elaboração de documentos, que devem ser criados e elaborados em um modelo padrão, facilitando as atividades diárias.
Aqui, você deve definir um passo a passo para as atividades do processo, para que todos sejam capazes de realizar as atividades com qualidade e efetividade, gerando valor agregado e qualidade às atividades.
Eliminar atividades recorrentes de baixo valor agregado
Outro ponto essencial da melhoria em processos é identificar e eliminar as atividades recorrentes de baixo valor agregado.
Comumente, estas atividades geram custos altos e possuem a probabilidade de gerar o retrabalho, já que, na prática, elas são apenas “perda de tempo”.
Por isso, quanto mais estratégico e fluido for o desenho do seu processo, maior será a efetividade e melhores serão os seus resultados.
Aqui, é importante refletir sobre quais as atividades que demandam mais tempo e geram menos resultados, e como elas podem ser melhoradas e até mesmo substituídas por outras mais eficazes.
Projetar demandas e cálculo de custos
Por último, mas não menos importantes, um bom desenho de processos está diretamente relacionado com a demanda e com os custos empresariais, principalmente em empresas que necessitam de matérias-primas para desempenhar as suas atividades.
Podemos citar como exemplo dessa projeção a análise das vendas e pedidos de uma empresa, verificando se a demanda é contínua ou sazonal, e qual o ponto de equilíbrio dos estoques.
Assim, você consegue definir um prazo médio entre o pedido da matéria-prima e a sua entrega, sem parar as suas atividades.
Essa atividade é importante pelo fato de quanto mais apertado for este prazo, maior a probabilidade de ter mais custos com matéria-prima, ou até mesmo, perder vendas pela falta do produto em estoque.
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