Tarefas repetitivas podem gerar muito desgaste nas empresas, em diversos níveis, sejam elas operacionais ou gerenciais. Desde apertar parafusos, encaixar peças até coletar dados e analisá-los, todos os passos desses processos podem se beneficiar da automatização de atividades.

Com a tendência de descentralização do controle de processos de produção sendo aplicada com conceitos de indústria 4.0, a automatização de atividades traz ainda mais facilidades para aquisição e gestão de dados.

É importante destacar que, apesar de funcionarem em conjunto, não devemos confundir automatização de atividades com automação de atividades. A automação trata muito mais de processos de robotização e utilização de maquinário para substituir o empregado em atividades que exijam muito esforço ou repetição.

A automatização, por sua vez, visa facilitar a gestão dos processos, aplicando soluções sistêmicas de aquisição de dados facilitado por sensores, softwares e aplicativos, monitorando não apenas a produção em si, mas também os processos de logística, facilitando a execução de atividades repetitivas. 

Mas como aplicar a automatização de atividades?

Como qualquer outra implementação de inovações, inicia-se pelo planejamento.

Uma boa prática é definir um time multidisciplinar para mapear os processos, identificando e definindo quais são os gargalos que podem ser tratados com automatização de atividades.

Esse time também pode ser responsável por realizar pesquisas de mercado e de benchmark em empresas que já implementaram soluções de automatização de atividades em suas rotinas. Isso facilitará encontrar a solução mais adequada para a sua empresa.

Quando o time se deparar com a escolha de ferramenta, essa decisão deve ser embasada com os dados coletados no mapeamento, na pesquisa de mercado, mas principalmente, nas limitações da realidade da empresa que foram levantadas no planejamento: quais os objetivos da empresa em aplicar automatização de atividades, e qual o orçamento que temos para investir em todo o processo?

Após a escolha da ferramenta, é importante que todos que vão entrar em contato com ela sejam treinados! Os empregados devem estar qualificados e entenderem a importância da implementação. Ter uma equipe alinhada e qualificada será importante para o desenvolvimento, mantenimento e melhoria dos processos em que a automatização será colocada para funcionar.

É importante ressaltar que a comunicação deve ser sempre transparente através da empresa. Isso evita atritos desnecessários, e incentiva a contribuição coletiva para as melhorias.

E depois que a automatização de atividades estiver funcionando?

Um dos passos mais importantes e que muitas vezes é esquecido ou adiado: mensuração dos resultados!

Para saber se a escolha de ferramenta foi assertiva, se o treinamento do time foi eficaz, ou mesmo se a escolha das atividades a serem automatizadas foi alinhada com os objetivos, mensurar os resultados é imprescindível!

A escolha de indicadores deve ser alinhada não apenas com os objetivos desenhados, mas também com o funcionamento e a natureza da atividade que está sendo analisada.

Ela é essencial para que os resultados sejam relevantes quando analisados, com objetivo de dirigir os rumos da tomada de decisões em busca de  estratégias mais assertivas.

Ainda na dúvida sobre se a automatização de atividades é para a sua empresa? O processo de planejamento, implementação e mensuração de resultados parece trabalhoso e complicado para você? Está achando que seria uma perda de tempo e dinheiro investir em automatização de atividades?

Então veja só quais os principais benefícios que essa estratégia traz para o seu processo e sua gestão:

• Aumento da produtividade: automatizando as atividades corretas, é possível que os seus empregados concentrem seus esforços onde serão melhores aproveitados, gerando ainda mais ideias e benefícios para a empresa.
• Redução de erros: o monitoramento constante dos gargalos do processo facilita a escolha correta de soluções, além de abrir espaço para experimentação. Quanto mais automatizadas for a utilização de ferramentas, como inteligência artificial, mais fácil será realizar análises e tomadas de decisão, graças ao embasamento preciso que proporcionam, evitando erros que possam comprometer a qualidade de entregas.
• Engajamento dos colaboradores: a utilização de comunicação transparente, e se levando realmente em conta as contribuições dadas pelos times, desde o mapeamento de processos até a mensuração de resultados, vai mostrar que equipes são valorizadas e engajadas, ainda mais quando percebem o quanto seus conhecimentos estão sendo melhores aproveitados quando não precisam gastar energia com as tarefas que ocupam muito do seu tempo.
• Ganho de tempo: a utilização de ferramentas de automatização de atividades gera também redução no tempo de execução destas tarefas, já que desde a aquisição de dados e seu processamento são realizados por máquinas preparadas para realizar cálculos complexos e análises de forma mais rápida e captando detalhes que possam passar despercebidos aos empregados que estavam encarregados desta tarefa.

Automatização de atividades é apenas um tipo de melhoria de processos que você pode implementar em sua empresa para ter muitos ganhos!

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