Independente se você é gestor de uma empresa ou um comprador, você deve atuar no controle de prazos dentro de uma organização. Essa tarefa se resume em ter no radar todos os processos e avanços dentro de um processo de compra e venda de insumos, produtos e contratações de serviços.

Controlar os prazos, sejam eles internos ou externos, é essencial para manter a cadeia produtiva de uma empresa ou indústria funcionando completamente, a fim de garantir e, em alguns casos, aumentar os níveis de excelência nas entregas.

Quer entender como implementar esse processo na sua empresa e como ter tudo sob controle? Continue a leitura deste artigo!

O que é o controle de prazos?

Essa atividade se refere ao acompanhamento mais detalhado e específico dos processos que envolvem a rotina da sua organização. Um dos exemplos mais claros onde esse controle é essencial, é no departamento de compras, seja de pequenas, médias ou grandes empresas.

Na prática, o controle de prazos serve para acompanhar os seguintes avanços dentro de uma compra:

• data do pedido;
• aceitação do fornecedor;
• separação do pedido;
• previsão de entrega;
• dia da entrega.

Além disso, acompanhar o tempo em que o estoque durar, por exemplo, pode ser feito através da controladoria de prazos.

5 dicas para implementar o controle de prazos

Como toda nova atividade, é necessário ter atenção no processo de implementação, portanto, trouxemos dicas para te ajudar. Saiba quais são, a seguir!

Mapear os processos

É importante que antes de investir nessa atividade, se certificar de que todos processos da empresa que serão otimizados através desse controle estejam listados e vistos com atenção. Isso ajuda para que a eficiência seja alcançada e os colaboradores se adaptem.

Um dos departamentos citados anteriormente é o de compras, mas o controle de prazos pode se estender para a entrega de atividades, prazos de pagamentos e até tempo de execução de tarefas recorrentes. Por isso, vale a pena investir no estudo desses processos e entender quais deles são uma opção viável.

Delegar as tarefas

É essencial que cada departamento e colaborador saiba qual a sua função e em qual prazo realizá-la. Isso diminuirá o volume de retrabalhos e que as atividades fiquem paradas em alguma etapa, interferindo assim nos prazos de entregas.

Pedido de insumos, validar notas fiscais, realizar pagamentos e até delegar essas tarefas precisam ocorrer da forma correta, por meio de um padrão para sua realização.

Acompanhar de forma contínua

É imprescindível que após realizar a inserção do controle de prazos no negócio, haja um acompanhamento assíduo dos resultados alcançados. Isso serve para que os erros sejam solucionados e que os acertos sejam replicados a longo prazo.

Invista na comunicação

Os colaboradores da sua empresa que usufruem e praticam esse controle são os maiores responsáveis pelas melhorias e continuidade do que está trazendo resultado para a organização. Por isso é importante estar aberto a feedbacks e investir em uma comunicação eficiente e que atenda a todos os níveis hierárquicos.

Contar com a tecnologia

Existem tecnologias capazes de otimizar tempo e custos desnecessários. Um dos exemplos mais comuns é investir em gerenciadores de tarefas, softwares de gestão de compras e aplicativos que possam ser acessados facilmente.

É interessante que antes de investir em uma tecnologia definitiva, sejam realizados testes para verificar qual melhor é aceita pela equipe que irá utilizá-la, isso evita que seja feito um investimento em uma ferramenta que não traga o resultado esperado.

Agora que você entendeu a importância de controlar entregas e adquiriu dicas de como implementar ele na sua empresa, basta investir nesse processo que é capaz de aumentar a qualidade nas suas entregas e, consequentemente, gerar melhores resultados.

Após entender como o controle de prazos pode te ajudar, recomendamos a leitura deste conteúdo para você estruturar o seu departamento de compras para que ele seja, de fato, eficiente e produtivo para o seu negócio. Clique e leia: Como estruturar um departamento de compras alinhado com estoque?. Boa leitura!