Gerenciar um negócio pode ser uma tarefa bastante complexa quando a tecnologia digital não está presente e um Software ERP é uma ótima forma de potencializar as atividades de gestão. ERP é a sigla em inglês para Enterprise Resource Planning, que significa Sistema Integrado de Gestão Empresarial e é bastante utilizado por empresas de diversos setores. 

O sistema permite que o negócio tenha maior eficiência com um suporte tecnológico gerenciando os departamentos de forma separada e integrando os dados da empresa inteira para uma melhor visão geral. Essa ferramenta de informação é importante para os gestores e permite que as melhores soluções de mercado sejam aplicadas para agregar mais valor ao negócio.

Quer saber mais sobre o que é um software ERP e a sua grande utilidade para o setor de compras de uma empresa? Continue acompanhando a nossa publicação e descubra!

O que é um software ERP? 

Basicamente, o ERP é um software de gestão empresarial que integra as informações de todos os departamentos permitindo assim uma visão centralizada e interligada. Um ponto importante do ERP é que ao mesmo tempo que integra e oferece uma visão geral, também permite uma visão específica de cada área com as informações relevantes da empresa. 

Essa característica também pode ser entendida como um formato modular, dispondo de um conjunto de ferramentas que quando integradas geram dados únicos sobre o negócio. Assim, oferece uma simplificação dos processos organizacionais agregando muito mais inteligência, segurança e qualidade na informação que é gerada.

Na prática, o software se comporta como um orquestrador de processos, automatizando algumas etapas e interligando setores diferentes para uma mesma execução. Logo, os fluxos de trabalho também se tornam mais simples, seguindo a ideia de um repositório único de dados. E ao trabalhar de forma integradora, passa a dispensar os softwares e controles específicos por departamento, passando cada um a utilizar uma parte dos módulos do ERP.

Como funciona um software ERP? 

A principal funcionalidade de um software ERP é integrar os departamentos e acabar com a utilização de diferentes softwares e formas de controle sem um padrão corporativo. Um ótimo exemplo são as planilhas com um grande número de formas, conexões, macros e que cada departamento tem o seu formato único, dificultando que uma informação unificada chegue para o corpo gerencial.

Assim, o sistema pode incorporar as regras de negócio, funcionalidades e parâmetros, permitindo que as áreas se comuniquem e que haja uma visão da organização. Com isso, cada área recebe um módulo, ou uma parte do mesmo software ERP, que pode ser configurado previamente de acordo com as características de utilização.

Empresas de tamanhos diferentes têm seus processos com complexidades diferentes, o que tem impacto direto no investimento de adoção do ERP. Processos mais complexos podem exigir módulos individuais para cada segmento, com algum tipo de adaptação de acordo com o cenário. Processos mais simples podem ser implantados em menos tempo, exigindo um esforço menor para utilização.

Numa visão técnica, o software ERP pode ser visualizado em três camadas:

• a camada de infraestrutura ou também chamado de código, parte essencial da construção;
• a camada de banco de dados para armazenamento, gerenciamento e inserção no sistema;
• e a camada de interface, onde os usuários irão interagir com o próprio software e irão inserir os dados, visualizar as informações do seu setor e ter a visão unificada do negócio.

Outro ponto para considerar o uso de ERP é a sua capacidade de acesso num formato mais simples aos usuários, inclusive podendo ser oferecido por meio de uma plataforma online. Esse sistema de gestão agrega muitos recursos de mobilidade, permitindo o acesso remoto via smartphone ou tablet.

Quais os benefícios de utilizar um software ERP? 

A centralização de dados é o primeiro e principal benefício da utilização de um software ERP em qualquer negócio. Possibilita o fim das planilhas imensas de controle, cheios de dados e funções específicas do setor e que seguem um padrão somente utilizado por um único grupo da equipe.

Outro benefício é a evolução da própria gestão empresarial, que se transforma para um nível maior de integração e especialização, com um controle de prazos maior e entregas de qualidade, agregando muito mais confiabilidade e qualidade nas informações que são utilizadas.

A otimização dos processos internos é relevante para garantir mais eficiência com a automatização das atividades e da liberação da força de trabalho para ações que demandam uma maior análise humana. Consequentemente, ocorre um melhor controle dos prazos de entrega aos clientes, evitando qualquer tipo de atraso ou desperdício.

E ao ter uma visão geral, permite-se identificar e solucionar possíveis gargalos nesses processos, integrando também a aplicação de outras metodologias para melhorar a produtividade, como a filosofia de gestão Lean Manufacturing. Com isso, se incorpora a melhoria contínua, que é uma ótima forma de sempre manter a evolução saudável do negócio, juntamente com a eliminação de qualquer tipo de falha, perda de tempo e de recursos.

E quais os benefícios do software ERP para o setor de compras? 

O setor de compras é um dos grandes beneficiários da utilização de um software ERP no seu negócio e o primeiro benefício é a capacidade de racionalização dos custos, entendendo melhor os investimentos. Isso permite que os estoques sejam reduzidos somente ao necessário, uma vez que a informação de insumos e recursos fica disponível de forma facilitada para o setor.

A capacidade de simplificação dos fluxos internos, sendo relacionada ao software ERP como um todo, no setor de compras tem um significado ainda maior, pois permite uma melhor análise das informações do setor, além de uma melhoria na gestão de caixa e contabilidade.

Alguns pontos positivos ainda vão além, como: 

• o auxílio na análise de fornecedores e na gestão do mesmos em relação aos contratos, prazos e os tipos de produtos e insumos;
• um maior planejamento com base nas necessidades reais de cada setor, com dados sendo analisados em tempo real para entender as demandas destes setores e qual a melhor forma de atendimento;
• informações mais organizadas diretamente no setor de compras, permitindo uma melhor visualização do estado atual do estoque e uma previsão de acordo com os dados da produção.

Estas vantagens inerentes ao setor de compras ainda permitem que o software ERP entregue benefícios diretos e indiretos para toda a empresa, uma vez que contribui diretamente para o aumento da eficiência e produtividade da companhia. O setor de compras conquista uma fonte de informações valiosas com um acompanhamento efetivo para tomada de decisão mais assertiva e com um melhor embasamento em dados de qualidade. 

Saiba mais! 

Utilizar um sistema ERP é um grande avanço para a empresa, considerado como um investimento que impacta diretamente nos bons resultados com retornos efetivos em controle, economia e melhora da informação estratégica. Todos estes fatores demonstram a importância deste Sistema Integrado de Gestão Empresarial e permitem que a empresa perceba um crescimento com mais eficiência e produtividade.

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