As empresas, para que funcionem de maneira orgânica e eficiente, necessitam de máquinas, suprimentos, matérias primas e diversos outros materiais necessários para que seus colaboradores realizem um trabalho com excelência. É nesse aspecto que o setor de compras atua.

Para que uma organização não falhe, o setor responsável pelas compras mantém a procura de melhores preços, negociações e fornecedores dentro de uma empresa.

Quer saber tudo que o setor de compras pode fazer pela sua empresa? Continue lendo este artigo!

O que é o setor de compras?

Que o departamento de compras é responsável por prover ferramentas e materiais necessários para oferecer conforto aos funcionários e clientes, você já sabe. Isso ocorre desde o café e produtos de limpeza, até a frota de veículos e softwares avançados.

Responsável pelas cotações e ordens de compras, esse departamento precisa ser composto com profissionais qualificados que estejam alinhados à visão da sua empresa.

Neste setor, o tempo certo é essencial! A fonte, o material e preço devidos, na hora e quantidade certas, mantém a organização financeiramente sustentável para que continue produtiva e efetiva.

Como o setor de compras é estruturado?

Para ajudar a reduzir os custos da empresa, é fundamental estruturar o departamento de forma certeira.

Sobrecarregar os funcionários desses setores é uma ação de risco, afinal, se não houver atenção e um investimento da organização, haverá gastos e desperdícios que no começo podem aparentar inofensivos, porém a longo prazo, podem se tornar grandes obstáculos.

A solução é simples, estruturar para aplicar estratégias, alocando as tarefas do comprador. Assim, seus gastos diminuem e sua margem de lucros aumenta, abrindo portas para o seu sucesso.

Vamos a estrutura:

O departamento de compras

Há algum tempo esse departamento tem uma nova visão. Mais do que o ato de comprar e monitorar compras, onde os atuantes deixaram de ser considerados compradores, sendo agora analistas de reposição ou negociadores.

Mais do que comprar, é uma forma de construir a estratégia para instalar as táticas de produção e marketing.

O comprador

O comprador, considerado atuante nesse setor, é o que influenciará diretamente nas vantagens competitivas da empresa. Compradores habilidosos com as características adequadas, são mais capazes de alcançar as metas propostas e assim com essa gestão, impactar positivamente o negócio.

Um bom profissional precisa entender que ser inovador e fazer a diferença é prioridade. Deixar de simplesmente pechinchar e buscar integrar informações, objetivos e lucros para todas as partes da companhia.

O comprador do futuro sabe que o seu setor é de extrema importância para a o bem-estar e crescimento em qualquer local que atuar.

A cultura

O ambiente onde o comprador atua é responsável pelo desempenho do bom serviço. A cultura de uma empresa impacta todos os setores. Isso significa, estimular todos os membros a trabalharem de modo que sejam reconhecidos e recompensados. Valorize sempre a participação dos seus funcionários no planejamento estratégico.

O processo de compra

Novamente, hora e momento certo implicam no sucesso de toda corporação. A qualidade e quantidade certa, resultam em custo-benefício de grande impacto.

Quais as funções do setor de compras?

O dia a dia desse setor é composto de várias tarefas a cumprir, com foco em redução de custos garantindo a aquisição do melhor produto ou serviço.

Algumas delas são:

Contato com fornecedores

Primeiro passo é sempre ter uma boa gestão de fornecedores. Uma vez que o setor de compras tem conhecimento do que é necessário adquirir, tanto em matéria prima ou em equipamentos e serviços, começa a cotação.

Antes de fazer qualquer aquisição, deve-se levar em consideração, desde o preço até questões como normas da empresa. Somente com esses quesitos cumpridos você pode efetuar o pedido de compra.

Possuir equipamentos e materiais do primeiro setor da produção é algo fundamental. Sem eles não ocorre a entrega do produto final. Dependendo do tamanho do seu negócio, o gestor ou dono pode tentar lidar diretamente nessa parte, ou possuir uma equipe focada e especializada em compras.

Avaliar o desempenho das compras

Ao falar em “desempenho das compras”, significa avaliar quanto cada aquisição influencia na performance da empresa em geral. É necessário verificar alguns pontos:

• atende às regras da compliance?
• melhora o produto final?
• interfere no retorno do investimento?
• aumenta a satisfação dos clientes?
  

Pensar estrategicamente é importante para responder essas perguntas e as outras que surgirão. Um claro exemplo é, em caso de muitas reclamações em relação ao produto final, ou se vários fornecedores não estão de acordo com as regras e políticas da empresa, é hora do setor de compras rever a sua base de fornecedores, vale reformular tudo!

Esse trabalho de verificação e reavaliação precisa ser constante para o setor de compras funcionar de forma harmônica. Fazer a política de feedback e entender o que pode ser melhorado, mesmo que esteja tudo bem e funcionando normalmente, existe sempre um ponto que pode atuar com alta performance.

Produzir orçamentos internos

O setor de compras também produz e avalia as requisições internas. Quando um pedido é realizado, pode ser que as estimativas dos custos já tenham sido fornecidas anteriormente. Vários fatores precisam de aprovações e análises pelos compradores, como a necessidade de compra, como e quanto a aquisição impactará no negócio da empresa, o budget disponível e acredite ou não, os outros pedidos que estão na fila.

Os compradores também possuem a função de apresentar uma contraproposta para o pedido, fazer a estimativa do prazo, oferecer um produto alternativo que pode apresentar as mesmas qualidades e algum valor menor, encontrar um fornecedor melhor ou determinar um teto de custo para uma nova proposta.

O ciclo de compras

Nesta etapa você entenderá como funciona o ciclo de compras. Esse processo está além do que imaginamos em uma empresa, não só na aquisição de produtos e materiais, mas esse processo tem etapas como:

Receber e analisar as solicitações de compra

Esse processo consiste basicamente em receber as solicitações de compra dos demais departamentos e proporcionar uma análise da verdadeira necessidade de atender as aquisições.

A chave para essa análise é fazer a verificação de estoque para a confirmação de que não existe o produto solicitado, se o serviço realmente atenderá os pedidos e pensando de forma consciente, sem provocar prejuízos ao orçamento do negócio.

Cadastro de fornecedores

Ao pensar em fornecedores, precisamos enxergar como parceiros, amigos e aliados da empresa. Buscar os melhores fornecedores, encaixando em aspectos como possuir serviços e materiais de qualidade, ser bom em negociação e disposto a atender as necessidades do seu negócio, proporcionam uma via de mão dupla para trabalharem juntos.

Coleta de preços

Parte da etapa de cadastrar os fornecedores é fazer essa coleta de preços. Se você possuir essa organização, é possível definir os fornecedores que estão de acordo com o orçamento organizacional.

Análise de propostas

Aqui, o comprador é responsável por analisar as propostas de cada fornecedor, tendo em vista preço, custo benefício, qualidade de prestação de serviços e assim selecionar os mais aptos a atender as necessidades da empresa.

Constatar preço, prazo e qualidade do material

Após os fornecedores definidos, estarão revisando mais uma vez o prazo com os fornecedores, combinar prazos e reafirmar a qualidade do material.

Armazenar compras

Chega então a etapa de recebimento. Você precisa avaliar todos os materiais entregues no momento que o pedido chegar. Esse procedimento é primordial, se possuir alguma avaria ou dano da entrega que não condiz com solicitado, o pedido precisa ser devolvido.

Se estiver tudo certo, é preciso encaminhar para os locais de armazenamento de cada setor, de forma que o armazenamento não danifique a vida útil do material.

Aprovação de pagamento para o fornecedor

Se todas as etapas estiverem corretas, é chegado o momento de solicitar que o fornecedor emita a fatura e aprove o pagamento da mesma.

Agora você entendeu como o setor de compras funciona, veja 5 dicas de como implementar um planejamento de compras!