O potencial estratégico do setor de compras é enorme. Responsável por adquirir as matérias-primas, materiais e componentes necessários para o processo produtivo da empresa (e também para mantê-la funcionando), o setor carrega um grande peso. Por isso, muitas vezes o trabalho da equipe emperra.

Burocracias, rotinas lentas, falta de direcionamento e de gestão podem contribuir para o cenário. O resultado? Altos custos na aquisição de materiais, atrasos, falta de alinhamento entre setor de compras e fornecedores e muito mais.

Tudo isso culmina no produto final. A qualidade cai, bem como seu crescimento financeiro e corporativo. E então, como evitar cair nessa armadilha?

A notícia boa é que há caminhos muito práticos para sair dessa enrascada. Uma mudança de mindset e uma gestão mais ligada no setor de compras podem revolucionar toda a operação.

Porém, estamos falando de um setor repleto de responsabilidades. Ao mesmo tempo em que a equipe precisa encontrar um meio de otimizar seu trabalho, ela precisa manter (ou melhorar) a qualidade de suas compras. Além, claro, de aprimorar a relação com fornecedores.

No entanto, para realizar isso não é preciso nenhum grande malabarismo. Neste artigo, descomplicamos a jornada para a você otimizar seu setor de compras com dicas que melhoram seu processo de ponta a ponta. Confira!

Otimize o tempo do setor de compras

Normalmente, o setor de compras cumpre um papel bem operacional na estrutura corporativa. No entanto, com sua otimização, é possível transformá-lo em um braço operacional da empresa.

Dessa forma, você reduz custos e contribui para o desenvolvimento do negócio, influenciando positivamente os resultados com um trabalho eficiente.

1. Entenda tudo sobre o consumo da sua empresa

A primeira coisa que sua equipe do setor de compras deve fazer é revisar todo o consumo da empresa. De forma detalhada, repasse cada item utilizado nos processos produtivos rotineiros, periódicos e raros.

Dessa forma, você será capaz de reorganizar as receitas e promover melhorias na saúde financeira.

2. Organize as necessidades da empresa

O próximo passo para a otimização do setor de compras é organizar as necessidades de cada área da empresa. Com o entendimento aprofundado do consumo, você e sua equipe podem definir de forma criteriosa as necessidades de cada setor, inclusive o produtivo.

Essa ação ajudará o setor a definir parâmetros de consumo, evitando compras antecipadas desnecessárias e mantendo uma cultura organizacional que preza pela eficiência.

3. Quais os critérios do setor de compras?

Um setor de compras otimizado depende do tipo de aquisição que faz. É preciso fazer um balanço saudável entre o melhor preço e melhor qualidade.

Dessa forma, avalie bem com a equipe e os especialistas qual a real necessidade de cada área e de cada projeto. Peças, componentes e insumos de qualidade devem ser priorizados caso essa característica garanta melhor custo x benefício para sua empresa.

Mas também não fique apenas nessa metodologia. Muitas vezes, processos produtivos secundários não exigem máxima qualidade, então sua equipe pode optar por opções mais baratas e que não pesem no orçamento.

Procure revisar seus critérios de compra seguindo as principais necessidades e também a receita disponível.

Melhor qualidade dos produtos comprados

Com processos de compra alinhados, chegou a hora de avaliar se os produtos que o setor investe são realmente os melhores disponíveis.

Este tópico não vai na contramão do anterior, mas complementa-o: seja mais caro ou mais barato, opte sempre pela opção que tenha qualidade garantida. Isso vai agregar maior valor a seus produtos.

4. Busque o máximo de informações

É preciso entender o produto que será comprado. Tenha em mente as características físicas, químicas, mecânicas, composição do produto exigido e seus semelhantes.

(Aliás, fique atento… No processo produtivo ou no dia a dia da empresa, é possível substituir tal produto? Conheça todas as opções).

Essas informações vão valer muito na hora do orçamento e facilitam sua negociação com o fornecedor.

Faça buscas em catálogos e na internet. Busque vídeos que mostrem aplicações práticas do produto, componente ou matéria-prima. Uma opção viável é ler artigos em blogs de especialistas no assunto.

5. Comparar preços é essencial

Não subestime o potencial da comparação de preços. Como o setor de compras exige muitos recursos, é essencial que você faça uma análise apurada das diferentes opções oferecidas pelos fornecedores. Assim, poderá negociar aquela que melhor balanceia qualidade e preço.

Além disso, busque sempre contar com três fornecedores diferentes em seu sistema. Dessa forma, você tem mais controle na compra e na negociação, não dependendo apenas de uma ou outra opção que, ao final, podem até complicar seu orçamento.

6. A sazonalidade pode comprometer sua produção

Em questões como a sazonalidade, um planejamento de compras pode salvar seu negócio. A sazonalidade ocasiona cenários bem específicos em todo tipo de comércio, criando períodos de intensa demandas e outros de profunda escassez.

Para que sua empresa não sofra com isso, planeje-se com relação a esse tipo de insumo e garanta seu estoque. Uma forma de fazer de esse levantamento é analisando todo seu histórico de compras e vendas durante o ano. Assim, você conseguirá identificar a época em que certas demandas crescem.

Dessa forma, sua empresa consegue se antecipar e garantir que a produção continue 100%!

Melhore sua relação com os fornecedores

Um dos principais passos para otimizar o setor de compras da sua empresa diz respeito à relação com a equipe com fornecedores.

Uma boa relação é garantia de um trabalho consistente, bem feito, com entrega rápida e qualidade garantida. Além disso, permite que o próprio fornecedor se familiarize com seu processo produtivo, facilitando a negociação.

7. Faça a gestão de fornecedores

Dados atualizados, organizados e de fácil acesso contribuem para uma relação mais eficiente entre empresa e fornecedor. Além de facilitar a operação da equipe, uma boa gestão torna a tomada de decisões mais eficiente.

Para tanto, faça bom uso de ferramentas que auxiliem na gestão dos fornecedores, que reúnam informações de contato, histórico de transações, catálogos e mais dados relevantes.

8. Gerencie corretamente os pagamentos

É importante que o financeiro esteja alinhado com o setor de compras, assim, a gestão de pagamentos pode ser realizada sem atrasos. Portanto, faça um planejamento plausível dos pagamentos.

Esse é um detalhe importante, pois mostra o comprometimento da sua empresa com a negociação. O cuidado extra pode ser recompensador, beneficiando a imagem de sua empresa e abrindo portas para novas oportunidades, além de conquistar a confiança do fornecedor.

9. Estabeleça canais de comunicação

O contato entre fornecedor e setor de compras não deve possuir obstáculos. Assim, você promove uma relação produtiva, que preza pela agilidade na resolução de problemas e demandas.

Crie canais de comunicação (ou estabeleça canais existentes) que possibilitem o contato imediato e transparente.

Esperamos que você tenha entendido os benefícios de um setor de compras otimizado. Além de melhorar o trabalho da equipe, você dá espaço para que o setor se desenvolva estrategicamente, colaborando para um crescimento escalável do negócio.

Quer receber mais conteúdos exclusivos sobre a indústria, dicas sobre metodologias de trabalho e sobre a atuação da Poleflex? Inscreva-se em nossa newsletter!